Topo sur les agences de gestion d’abonnements

Externaliser la gestion de ses abonnements papier ... ou pas ?

Natacha Pinon, documentaliste de la Cour d’arbitrage de la Chambre de commerce internationale (CCI, Paris), a accepté que nous reproduisions ici son excellente synthèse sur les agences de gestion d’abonnements, publiée à l’origine la liste Juriconnexion le 5 mai 2011.

« Sur 16 répondants, la moitié passe actuellement par une agence (dont une personne dont le contrat est en cours d’arrêt, une personne pensant arrêter le contrat au prochain renouvellement et une collectivité – mécontente – mais ne pouvant changer (marché public).

Les personnes gérant en direct s’occupent d’un nombre de titres très variable allant de 40 à 300. Certains centres sont abonnés en parallèle à des portails de revues électroniques en doublon du papier. De nombreuses personnes ont fait l’expérience d’une agence puis ont arrêté après quelques années de contrat. Si la reprise en direct nécessite une surcharge de travail temporaire pour tout remettre à plat, la mise en place d’un fichier Excel permet ensuite un suivi efficace.

– Les points positifs du recours à une agence mis en avant dans les réponses sont :

• allègement du service comptabilité (réduction du nombre de factures)
• rapidité du renouvellement des abonnements, notamment si les abonnements sont nombreux (1000 titres) et/ou des titres à l’étranger (difficultés d’identification des coordonnées éditeurs)
• mise à disposition d’une plateforme conviviale de gestion internet
• réactivité du service client.

– Les raisons invoquées pour une gestion en direct [autrement dit les points négatifs du recours à une agence] sont :

• raison financière : l’agence prend un pourcentage sur chaque titre
• peu de valeur ajoutée : le temps passé à vérifier les factures et à relancer l’éditeur est le même que si on passe par une agence
• contacts directs avec l’éditeur : ils sont plus efficace pour les réclamations et offrent la possibilité de remises éditeurs sur les abonnements
• comptabilité simplifiée : moins d’intermédiaires
• souplesse de gestion : possibilité d’arrêter des quotidiens pendant les vacances d’été par exemple
• enfin, dans certains cas, fort mécontentement de la gestion de l’agence : erreurs répétées à toutes les étapes (destinataires, paiements, réabonnements) ; décalage injustifié de prix ; réactivité insuffisante et inefficace sur les réclamations, mauvaises relations avec les chargés de clientèle et les commerciaux. »

J’ai ajouté ceci :

« Quelques liens pour compléter :

• L’édition 2011 d’un classique souvent cité : Clients, agences, éditeurs, comment gérer ensemble les abonnements aux périodiques : Vade-mecum éd. 2011 / groupe inter-associations ADBS / ADBU / FNPS / GFII / SNIEL (PDF, gratuit). L’édition originale de 2005 est présentée ici

• Les supports des interventions au séminaire organisé par le GFII le 18 mars 2011 sur la gestion commune des abonnements aux périodiques

• Une après-midi et un vade-mecum sur la gestion des abonnements aux périodiques, Blog UniVersDoc [1] 29 mars 2011 (ce billet résume le séminaire GFII cité supra). »

Enfin, il faut savoir que :

• concentrer ses abonnements papier et en ligne chez l’éditeur peut permettre d’obtenir de meilleures remises, le portefeuille au nom de la structure chez l’éditeur étant alors plus important
• beaucoup d’éditeurs juridiques refusent de vendre l’abonnement à leur plateforme en ligne par un intermédiaire.

Emmanuel Barthe
bibliothécaire documentaliste juridique