Solutions pour se constituer ou partager une base de données juridique professionnelle

Moteurs de recherche, CMS, GED ...

Mercredi 16 mai 2018, par Emmanuel Barthe // Logiciels, Internet, moteurs de recherche

Tout est parti d’une question posée sur la liste de discussion Juriconnexion par un avocat solo sur les outils à la disposition des cabinets pour créer leur propre base de données juridique (jurisprudence, articles, etc...). En clair, y a-t-il des produits ou solutions à recommander qui permettent le la recherche et le partage avec d’autres collègues/confrères, voire l’exportation/importation automatique de données ?

De manière générale, il n’existe pas à ma connaissance de produit sur étagère ni a fortiori d’application gratuite qui ferait tout cela et marcherait tout seul. Mais qui en fassent une partie assez facilement, oui.

Si plus de 300 documents ou que vous ne partagez pas de réseau local, il faut envisager du cloud, un (gros) logiciel de gestion électronique de documents (GED) ou un site web partagé doté d’un CMS et/ou d’un moteur de recherche.

Simple, facile et rapide

- Moins de 300 à 500 documents ? Si vous êtes en réseau local Windows ou Apple et que le nombre de documents est faible (moins de quelques centaines), les bons vieux répertoires suffisent. Pour moteur de recherche, prenez celui de l’Explorateur Windows.

- Mettre les documents sur un espace Google ou autre cloud (testez Cozy Cloud par exemple, il est français et ne vend pas vos données) et partager les codes d’accès.
L’avis de Beatriz Chatain, knowledge manager du cabinet d’avocats CMS-BFL [1] : « Les solutions de type Google Drive [2] ont l’intérêt de pouvoir être collaboratives mais au bout d’un moment, le problème de volume peut se poser aussi et donc il faudra payer. Le montant devrait toutefois être moins important qu’un outil ad hoc de type GED. Attention quand même aux accès et à la sécurité ... »

Difficulté moyenne, nettement plus personnalisé

- Le logiciel MediaWiki qui "propulse" Wikipedia a été plusieurs fois utilisé pour de telles bases. Par exemple pour la base de doctrine du Barreau, dite la Grande Bibliothèque du Droit (GBD). MediaWiki n’est pas forcément simple à installer [3], mais après, il suffit de créer une nouvelle page puis de copier coller le document dedans.

- Le portail et logiciel documentaire PMB de la société PMB Services. Selon la description de ma collègue Carole Guelfucci, « plusieurs cabinets d’avocats utilisent ce logiciel libre. A l’origine, PMB est un logiciel plutôt dédié aux bibliothèques (publiques) mais avec de la personnalisation, il peut tout à fait s’adapter à la gestion d’unités documentaires de toutes sortes comme la jurisprudence ou la doctrine.
PMB est un logiciel libre donc gratuit dans l’absolu. Néanmoins, pour son paramétrage et sa personnalisation et pour obtenir un portail qui corresponde aux attentes, il est conseillé de se faire aider, en l’occurrence par le prestataire PMB Services..
On ne paye pas de licence mais du service. Le coût de la solution dépend du degré de personnalisation. Plus qu’une base de données de connaissances, on obtient dans ce cas un véritable portail documentaire. Tout dépend alors de la nature du projet »
Un point important : il existe un club bien actif des utilisateurs juridiques de PMB. Les comptes-rendus de ses réunions sont disponibles sur le blog de Carole.

- SharePoint de Microsoft est un logiciel de gestion de contenu ("content management System"", CMS) pour intranets. Comme le rappelle Beatriz Chatain, il permet de réaliser des arborescences, est collaboratif et peut être utilisé assez "rapidement" sans développement particulier. L’avantage de SharePoint en entreprise, c’est que la licence SharePoint est souvent déjà incluse dans la licence Office globale négociée par la firme.

- Le moteur de recherche et d’indexation dtSearch. Cette solution est, selon le traducteur Jean-Marie Le Ray, « la Rolls-Royce des moteurs de ce genre ». Disponible en plusieurs déclinaison, la version de base (dtSearch Desktop with Spider – single user) est à 199 USD. Après on passe à 1000, 2500 USD et plus. Il est possible avec dtSearch desktop with Spider d’indexer tout le contenu de son ordinateur local et/ou d’un site web, et d’effectuer des recherches à distance. Une version de dtSearch peut même fonctionner sur les très puissants hébergements cloud AWS (Amazon Web Services) et Microsoft Azure.
Leur slogan ("Find anything, anywhere, instantly !") n’est pas usurpé : J.M. Le Ray dit utiliser ce produit depuis des années et avoir indexé avec 20 tera-octest de données texte (des centaines de millions de termes indexés). De plus, selon lui, le processus d’indexation est extrêmement rapide.
Un des spécialistes français de dtSearch est le traducteur Dominique Pivard.

Ambitieux et très puissant

- Pour un professionnel solo ou une petite équipe, la base de données Open Avocat montée par l’avocat spécialiste du contentieux des accidents médicaux Dimitri Philopoulos, et qui réutilise Legifrance, est un bon exemple de ce qui est possible pour un coût très faible.
Mais attention : pour les données Legifrance, elles sont en XML. Leur traitement optimal demande des compétences informatiques

- Pour une grosse structure, rappelle Beatriz Chastain, « les systèmes de GED de type iManage (ex-MailSite, ex-FileSite) permettent de gérer des arborescences assez finement construites avec des fonctionnalités très développées. C’est ce que les cabinets de grande taille ont en général, mais c’est cher ».

Une remarque personnelle : l’absence de produit simple à part les "drives" des "clouds" — que d’anglicismes ! — laisse un peu de place pour un produit web centré autour d’un moteur de recherche efficace, rapide et sécurisé par code d’accès. Cela dit, le moteur, c’est toute la difficulté : des qu’on veut de l’optimisé, sauf exception à la dtSearch, ça a tendance à chiffrer.

NB : si vous voulez garder les décisions au format PDF, c’est possible, mais les moteurs de recherche sont moins bons ou plus chers.

Des contacts et des SSII

- Aller faire un tour un soir à une réunion Open Law. Il y a dans ce forum beaucoup de contacts à prendre et de trucs à échanger.

- Plusieurs legal tech ont des compétences dans ces domaines mais celles-ci ne sont pas gratuites. Des sociétés connues ? Luxia, Lexbase, Doctrine.fr ... (liste non exhaustive, merci aux membres de la liste de compléter).

- Faire appel à un documentaliste indépendant pour élaborer une solution peut permettre de mettre en place quelque chose de pratique et pas très cher. Pour une liste des documentalistes indépendants, voir sur ce blog notre billet Documentalistes juridiques free lance et autres indépendants du secteur de l’information juridique. Et là, comme le souligne ma collègue Carole Guelfucci, PMB peut être un choix de logiciel, l’importance de la prestation de service de la société PMB pouvant étre réduite par les connaissances du documentaliste. La société PMB a d’ailleurs l’habitude de travailler avec des bibliothécaires documentalistes.

D’autres pistes ? Les commentaires sont ouverts.

Emmanuel Barthe
documentaliste juridique

Notes de bas de page

[1Les liens sont de nous.

[2Bientôt renommé Google One.

[3Un guide pour débutants est disponible sur WikiBooks.

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