Mettre à jour facilement un intranet ou un site documentaire : les logiciels de gestion de contenu (CMS)

WordPress, Joomla, Spip, Typo3, SharePoint, Google Sites : avantages et limites des CMS

Dimanche 3 janvier 2016, par Emmanuel Barthe // Logiciels, Internet, moteurs de recherche

[ceci est une mise à jour encore imparfaite au 3 janvier 2016 d’un article originellement écrit en 2004. La catégorie de logiciel dite "CMS" décrite ici a évolué et n’est plus la dernière mode. Cet article ne prétend donc pas être exhaustif ni être parfaitement à jour et certains liens peuvent être en erreur 404.]

Les applications dites "systèmes de gestion de contenu" (SGC ou CMS : Content Management System ; pour une définition voir l’article de l’encyclopédie libre Wikipedia) permettent de monter, gérer et surtout mettre à jour facilement un site web ou un intranet. Avec un CMS, mettre à jour son intranet devient aussi simple qu’écrire un fichier Word. En effet, les CMS séparent le contenu (les textes) du contenant, en stcokant le premier dans une base de données. Ils évitent ainsi d’avoir à connaître le code HTML et à utiliser un éditeur HTML. Ils permettent de changer facilement de mise en page ou de créer de nouvelles rubriques, d’ajouter de nouvelles fonctionnalités (forums, blog photo, etc.), sans perdre le contenu et son classement.

Si on devait élire le meilleur logiciel de gestion de contenu, on serait bien ennuyé. Car plus un CMS est simple et facile à prendre en main, plus il est limité. A l’exception — partielle — de WordPress, qui est assez simple à utiliser et possède en même temps beaucoup d’options, notamment dans la mise en page.

NB : Google Sites mis à part, nous ne traiterons ici que d’applications à installer et non pas hébergées chez le fournisseur de l’application (dites SaaS : Software as a Service). Elles offrent beaucoup plus de fonctionnalités et de maîtrise de ses données.

SharePoint, le CMS intranet payant de Microsoft

Si la structure a déjà assez de licences du logiciel SharePoint, le logiciel d’intranet/CMS de Microsoft, pour équiper tout le monde en interne, sa simplicité (trop simple selon certains), sa gestion facile des fichiers bureautiques Office, le fait qu’il récupère les infos utilisateurs dans tout annuaire LDAP [1], sa connaissance par de nombreuses SSII peuvent régler le problème.

Attention : SharePoint n’est pas toujours inclus dans les suites Office et son coût en isolé est élevé.

Google Sites, l’intranet rival de Microsoft

Google Sites (ex-JotSpot) n’est en fait pas seulement un CMS (de type SaaS), mais un ensemble de produits de Google [2], dont Google Drive, qui combinés permettent de créer et gérer un intranet d’entreprise pour un coût très inférieur (la version de base pour une TPE est gratuite [3]), tant en termes de licences que de maintenance. Il est également très simple à mettre en oeuvre et à utiliser dans une logique de collaboration [4].

Seules limites : il pousse, voire oblige à utiliser les applications Google (Google Docs, Google Sheets etc.), moins sophistiquées que celles de Microsoft (Word, Excel etc.) et les possibilités de paramétrage (principalement au niveau du design : charte graphique et mise en page) sont nettement moindres qu’avec les CMS classiques.

Typo3, Joomla, Spip, WordPress : quatre CMS gratuits et "maîtrisables"

Si on se restreint aux documentalistes français et au gratuit, on peut tout de même à mon avis en recommander quatre : Typo3, Joomla et surtout Spip et WordPress. A ce titre, ils peuvent intéresser les documentalistes, notamment dans le monde juridique où les crédits en logiciels sont souvent limités.

J’ai testé les quatre. Typo3, le plus technique des quatre, permet de presque tout faire, et de manière très professionnelle. Mais ne doit pas être utilisé par les non-informaticiens. Joomla, le plus simple d’utilisation, donne des résultats graphiquement très agréables et sa communauté française est importante et très active. Ses fonctionnalités se sont déverloppées. Le succès de Spip dans le monde francophone est hélas du passé. Pourtant, Spip allie des fonctionnalités nombreuses, une grande simplicité et la certitude de trouver une assistance parmi sa communauté (= ses utilisateurs et développeurs) en cas de problème. Quant à WordPress, il est devenu omniprésent : il détient 60% du marché des CMS.

Typo3

Typo3 est techniquement le meilleur car il est plus souple et permet plus de choses [5]. Il offre notamment une gestion beaucoup plus fine des rédacteurs et utilisateurs et de leurs droits (lecture, écriture, ...) et un moteur de recherche interne indexant le texte intégral du contenu. Mais il demande beaucoup de puissance au serveur, il est aussi moins facile à comprendre et à prendre en mains, il a une communauté francophone nettement moins nombreuse et sa documentation n’est pas traduite en français.

Parmi les références de Typo3, un intranet pour Dassault Systèmes. Sur cet exemple, on voyait bien la puissance mais aussi la complexité du logiciel. Mais Typo3 peut aussi être utilisé pour des sites relativement simples mais où on désire beaucoup de contrôle sur le résultat final tout en utilisant un logiciel de gestion de contenu — exemple : le site français sur la constitution européenne.

La pérennité de Typo3 est assurée depuis 2004 par la Typo3 Association.

Spip

Typo3 n’est pas "self explanatory". Il n’est pas évident, lors de la prise en mains, de comprendre sa logique de fonctionnement. Alors que celle de Spip est évidente. Cette facilité découle aussi, il faut le reconnaître, des limites de Spip, de son côté un peu "bridé". Développé à l’origine pour équiper le site du Monde Diplomatique, un hebdomadaire, Spip, bien qu’offrant une interface dans de très nombreuses langues, est resté essentiellement utilisé par le monde francophone.

Ce côté très français, le manque criant de modèles modernes et élégants de mise en page et charte graphique — qu’on appelle des "templates" (en français : thèmes) chez Joomla ou WordPress et des squelettes chez SPIP — et une conception peu "web design" (Spip n’offre en standard aucune version Responsive Web Design (RWD) [6], adaptée aux interfaces d’aujourd’hui, les tablettes et smartphones) et anti-WYSIWYG (quand on écrit dans Spip, on ne sait pas ce que ça va donner en termes graphiques et de mise en page) font que Spip est passé de son pic de 0,6% de part de marché mondial des CMS à 0,2% [7].

Toutefois, le site Spip-Contrib propose de plus en plus de squelettes Spip de qualité gratuits, sans compter quantité de tutoriels et de plugins [8].

Joomla

Dans le même genre, en plus bridé et aussi plus simple, c’est Joomla, qui possède une communauté française active, dont une Association francophone des utilisateurs de Joomla (AFUJ). Joomla (ex-Mambo [9]) est vraiment très simple et il offre des thèmes très élégants. Joomla offre aussi de nombreux modules ("plugins") pour élargir ses fonctionnalités.

WordPress

La version de base (autrement dit gratuite) de WordPress n’est pas vraiment conçue pour équiper autre chose qu’un blog. Ce sont les dizaines de milliers de plugins (extensions ou modules) de WordPress qui font sa richesse fonctionnelle. Si de très nombreux sites utilisent certes WordPress pour autre chose qu’un blog, le coût dépasse de loin le simple hébergement dès lors que le site est complexe et riche en contenu.

Fin 2015, selon la société Q-Success, WordPress est à plus de 58% de part de marché mondial des CMS [10] et équiperait plus de 25% de l’ensemble des sites web [11].

Un tel nombre de sites utilisateurs facilite énormément la recherche de réponses quand on a un problème technique sur son CMS. Il permet aussi de trouver une infinité de thèmes pour habiller son site gratuitement ou pour pas cher du tout. Enfin, il garantit la pérennité du CMS (pas à 100% toutefois, cf la scission Mambo/Joomla). C’est ce qui explique le passage de très nombreux sites des dernières années à WordPress — et notamment de Spip à WordPress [12]. Pour des comparaisons entre Spip et WordPress, lire :

Un exemple récent, le site officiel de la COP 21, montre que WordPress est même utilisé pour des sites institutionnels.

Attention :

  • la version hébergée de WordPress, Wordpress.com, ne permet pas l’utilisation des plugins. Autant dire qu’elle perd ainsi une très large part de la richesse de l’application. Et elle n’est pas si évidente que ça à utiliser pour un non-geek [13]. Enfin, cette version SaaS est payante si vous désirez utiliser votre propre nom de domaine
  • WordPress étant le CMS le plus utilisé au monde, les sites qui l’utilisent sont sujets à de fréquentes attaques. Dès lors, tenir WordPress à jour de sa dernière version et appliquer les politiques de sécurité recommandées est vital. Ce souci existe pour les autres CMS mais il est nettement moins prégnant.

D’autres CMS

Pour être complet, il faudrait aussi citer l’ancêtre de Spip et Mambo/Joomla : PHPNuke, d’abord destiné à des communautés et forums de discussion. Citer aussi Textpattern qui, même s’il tient plus d’un logiciel de blog que d’un véritable CMS complet, peut en tenir lieu [14]. On parle par ailleurs beaucoup de Drupal, fortement utilisé dans les grandes entreprises françaises mais il reste complexe, les thèmes tout prêts et sympa sont peu nombreux et 75% de la documentation disponible est en anglais.

Et enfin citer des CMS encore plus puissants que Typo3 (mais au modèle d’affaires moins bien établi) et qui permettent de réaliser carrément tout un portail, y compris jusqu’au moindre module, car ce sont en fait des outils de développement de sites : Zope, Plone [15] et Xoops [16].

Ce n’est pas le sujet ici, mais pour des CMS hébergés [17], anglo-saxons et souvent ultra-simples (et donc souvent ultra-limités en termes de fonctionnalités), voir l’excellente liste (avec tests et critiques à la clé) de Site Builder Report.

Comment choisir entre SPIP, Typo3, Joomla et WordPress ?

Pour beaucoup de documentalistes qui veulent gérer un intranet web et qui n’ont ni le temps, ni le budget ni bien souvent les connaissances nécessaires, il me semble que Spip ou Joomla sont largement suffisants. Et s’ils se retrouvent bloqués ou face à un "bug", les forums de discussion des principaux sites de chacune des communautés devraient les dépanner rapidement (pas toujours pour Spip dont la documentation est éparpillée et les documents de base pas toujours à jour). Stéphane Cottin, ex-chef du greffe et du service informatique du Conseil constitutionnel (et ancien responsable de la documentation du Conseil), avait fait de Spip l’outil de gestion et de rédaction d’une partie importante de l’intranet du Conseil, avec un simple PC sous Linux et Apache servant de serveur.

Le point fort de Spip est que sa conception initiale comme un outil pour une revue en ligne lui donne une forte orientation documentaire. Pour un documentaliste, c’est le CMS qui lui semblera le plus proche de ses conceptions professionnelles.

Pour des projets importants, on passera à Typo3 ou Drupal, mais faire appel à un conseil ou une société de services informatiques sera en pratique inévitable. Si le projet important se situe dans le cadre de l’Administration, notez qu’un grand nombre de sites web ministériels et de l’administration française utilisent Spip [18]. Un exemple : le ministère de l’Ecologie.

Quant à WordPress, s’il a des atouts incontestables (très faible coût, facilité d’installation et d’utilisation, communauté très large), sa version de base reste d’abord un logiciel de blog avant d’être un véritable CMS complet. Seuls l’ajout de très nombreux plugins et des développements spécifiques (payants) l’amènent à ce niveau. Un exemple de ces limites : par défaut, il ne gère ni les sommaires d’articles ni les notes de bas de page.

A signaler aussi :

Les limites des CMS

Toutefois, attention à certaines limites des CMS : celles de l’hébergeur du site, l’absence de modules annuaire de sites web et catalogue, le graphisme, l’assistance technique et leur durée de vie.

Les limites posées par l’hébergeur

Si on les utilise pour gérer un site web, attention à bien choisir l’hébergeur : la plupart des hébergeurs gratuits ne tolèrent pas, de facto ou de juro, les scripts PHP nécessaires au fonctionnement de la plupart de ces CMS, et même les hébergeurs payants bon marché ne leur laissent pas les coudées franches (un exemple avec SPIP chez Free et Online). En revanche, sur votre réseau interne, si votre informaticien est d’accord (notamment pour monter un serveur Web Apache interne), vous faites ce que vous voulez. A noter que Typo3 n’est pas à installer sur un hébergement mutualisé.

Lents, les sites sous CMS ?

Les CMS ralentissent un peu le site par rapport à une version statique, oui, mais ils simplifient tellement la gestion qu’ils en sont devenus incontournables. La clé de leur rapidité est dans la gestion du cache — et de nos jours, ceux cités ici font ça très bien — et la qualité de l’hébergement (idéalement : serveur dédié, connexion haut débit).

Pas de catalogue de bibliothèque chez les CMS

Les CMS ne savent pas gérer un catalogue de bibliothèque en ligne. Autant des modules permettent souvent (mais pas toujours) aux CMS de gérer un annuaire de sites web, autant le catalogue, cette tâche typique du documentaliste, ne peut pas être réalisé sous un logiciel de type CMS, que ce soit SPIP ou Typo3. Pour plus d’information sur les logiciels libres de gestion de bibliothèque, voir notre article Logiciels documentaires open source : des avantages et des manques. Pour ceux que l’utilisation des CMS en bibliothèque intéresse, voir le papier d’étudiants de l’ENSSIB cité dans la bibliographie infra.

Evidemment, il est toujours possible de faire depuis un CMS un lien vers PMB, Koha ou autre logiciel libre de bibliothèque.

Connaissances et assistance technique

Sans de bonnes connaissances en codage HTML, programmation basique et graphisme, il vaut mieux laisser la modification des templates/modèles et autres squelettes/mises en page/graphismes à des graphistes et informaticiens.

L’assistance technique est un point-clé : pas mal de CMS ont des documentations et des communautés inexistantes ou insuffisantes ou encore purement en anglais. Ainsi, Templeet est probablement un des CMS les plus rapides au monde, mais il nécessite un bon niveau en programmation PHP et techniques Internet et ne bénéficie pas d’une communauté digne de ce nom, alors que sa documentation est embryonnaire. Dans de tels cas, le coût d’une SSII (société de services et d’ingénierie en informatique) spécialisée Open source peut être très élevé.

Longévité d’un CMS et taille de la communauté

Bien des CMS disparaissent aussi vite qu’ils sont nés. Cette remarque n’implique pas que les logiciels commerciaux ont une durée de vie illimitée, mais qu’ils ont en moyenne plus de chances de durer. En fait, c’est le succès et donc la taille de la communauté utilisatrice d’un CMS Open source qui conditionne sa longévité.

C’est là que WordPress (WP) fait la différence avec tous les autres CMS, et de manière écrasante.

Tous les CMS et tout sur les CMS : brève bibliographie

Articles et comparatifs (anciens, à mettre à jour)

  • Framasoft : Sites sous CMS : annuaire sélectif et commenté des CMS (applications de gestion de contenu), notamment francophones. Des articles de présentation simples et très faciles d’accès
  • Dix systèmes de gestion de contenu Open Source / Xavier Borderie, Journal du Net édition Développeurs, 10 mai 2004
  • Présentation, avantages et limites de Typo3, SPIP et SPIP-Agora / OneXt Content System
  • un remarquable comparatif m’a guidé dans le dédale des CMS : Quatre logiciels open source de gestion de contenu [Mambo, PHP-Nuke, Spip et Typo3] / Stéphane Bordage, Décision Micro & Réseau n° 567 du 27 octobre 2003. Les critères qu’il utilise sont toujours d’actualité
  • Boomtchak : brefs articles sur les logiciels libres de CMS sous PHP et présentations de nouveaux sites les utilisant. Attention : mise à jour arrêtée au 30 novembre 2003. Lire notamment CMS : tout pour bien démarrer par davduf
  • CMS et bibliothèques : Synthèse bibliographique / Julien Donadille, Pascale Lefebvre, Marie-Amélie Louveau, Romain Gaillard, ENSSIB mars 2006
    Contrairement à ce que son sous-titre pourrait laisser croire, cet article ne contient pas que des références mais aussi une synthèse très intéressante, présentant les CMS, leurs usages en bibliothèque (souvent pour tenir le site web de la bibliothèque) et les perspectives d’avenir qu’ils introduisent dans le secteur.

Tests de CMS et actualités

  • CMS Info : plus de 60 logiciels open source de gestion de contenu (Content Management System (CMS) répertoriés, et un forum pour les questions précises (en anglais)
  • CMS Québec / Guy Vignault : annonce des nouvelles versions, liste et test en ligne de quasiment tous les logiciels libres de CMS. Par exemple, testez SPIP
  • OpenSourceCMS : ce site permet de tester, du côté administrateur, un grand nombre de logiciel de CMS open source anglo-saxons. Aucun CMS francophone hélas.

Emmanuel Barthe

Notes de bas de page

[1Dont, bien sûr, l’Active Directory de Windows Server.

[2C’est pourquoi Google le "markète" aussi sous le nom de Google Apps for Work.

[3Tip : Using a Wiki via Google Sites as Our Company Intranet, EPW Small Business Law PC 29 avril 2015.

[4How to Build a Company Intranet on Google Sites / Gail Axelrod, BetterCloud Blog 13 mars 2013. Google Sites Review / Howard Steele, Superb Website Builders 15 septembre 2015. Google Sites Review / Steve Benjamins, Site Builder Report 27 juillet 2015. Créer un Intranet au moyen de Google Sites / Youssef Rahoui, MadMagz 25 mars 2009.

[5Lire l’article d’Oyion Typo3, le CMS surpuissant venu du froid paru sur Boomtchak, le 13 juillet 2003.

[6Toutefois, la branche 3 de Spip facilite grandement la création d’une version RWD.

[7Chiffre fourni par le site W3Techs.

[8Un plugin est un petit module qui ajoute des fonctionnalités à un logiciel. Plus de détails sur Wikipedia. Certains plugins de Spip l’enrichissent énormément comme Magusine, qui inclut d’office 20 squelettes et permet une personnalisation de la structure de chaque rubrique et même de chaque page.

[9En août 2005, l’essentiel de l’équipe des développeurs de Mambo a quitté le projet Mambo et développe donc désormais Joomla, une suite très proche de Mambo mais différente. Mambo a certes continué, soutenu par une Mambo Foundation et la société Miro, mais Mambo étant sans son noyau de développeurs, les membres actifs de la communauté Mambo sont largement passé à Joomla et Mambo s’est éteint.

[11WordPress powers 25% of all websites / Matthias Gelbmann, W3Techs 9 novembre 2015.

[12Un plugin WordPress payant existe pour migrer son site de Spip à WordPress.

[13Wordpress.com Review / Steve Benjamins, Site Builder Report 27 juillet 2015.

[14Pour une évaluation rapide de Textpattern et d’autres bons logiciels de blog, libre notre article Logiciels pour tenir son journal en ligne (blogs).

[16Ne pas confondre Xoops avec e-Xoops.

[17Autrement dit sans installation mais aussi avec moins de fonctionnalités et de liberté d’écrire ce qu’on veut.

[18A l’origine, beaucoup utilisaient un développement de Spip nommé Spip-Agora, lancé en 2004, aux fonctionnalités plus étendues (sans aller jusqu’à la diversité des fonctions de Typo3) et plus fin dans sa gestion des utilisateurs. Ce logiciel n’est plus maintenu depuis mai 2008.

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