La documentation juridique

Dernier ajout : 2 novembre.

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Gestion des connaissances et bible de modèles

L’éditeur américain West reconnaît le rôle clé des documentalistes juridiques dans le knowledge management (KM)

Mercredi 19 juin 2013

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Dans une récente étude signalés par Frédérique sur la liste Juriconnexion et intitulé The Opportunity for Firms, Librarians, and Knowledge Management : Implementing a Successful Knowledge Management Strategy, l’éditeur juridique américain West reconnaît le rôle clé des documentalistes [1] juridiques dans le knowledge management (KM).

Présentation par West :

« Un nouveau livre blanc illustre le rôle clé joué par les documentalistes juridiques dans la gestion des connaissances (KM)

Les documentalistes peuvent jouer un rôle clé en aidant leurs entreprises et organismes utilisent efficacement la gestion des connaissances (KM) [...]. La gestion des connaissances peut aider les entreprises en mettant à profit le produit du travail existant et en fournissant une source supplémentaire d’informations pertinentes.

Dans les discussions avec des documentalistes à travers les Etats-Unis, Thomson Reuters a rassemblé les meilleures réflexions sur pourquoi les documentalistes sont bien placés pour aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs systèmes de gestion des connaissances. Ce livre blanc présente leurs idées et leurs meilleures pratiques sur l’amélioration de l’efficacité, créant produit un travail de qualité et créer de la valeur grâce à la gestion des connaissances. [...]

Selon l’enquête 2012 ALM Law Librarian Survey, 67% des responsables de documentation [juridique aux Etats-Unis] sont en charge du KM dans leurs firmes, contre 59% en 2011. »

Ce "paper" est certes lié à la situation américaine et il est aussi pour West l’occasion de mettre en avant sa solution West km. Mais je confirme pour la France : les documentalistes juridiques en pointe sont bel et bien devenu des acteurs du KM dans leurs cabinets d’avocats, études de notaires et directions juridiques.


Pourquoi former aux bases de données juridiques

Pour augmenter la fiabilité et l’exhaustivité des recherches, pour gagner du temps

Dimanche 7 avril 2013

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A lire (c’est court :-) :

Legal Research : Becoming a Cost-Effective Researcher / Shawn G. Nevers [2]
(Brigham Young University, J. Reuben Clark Law School), Student Lawyer [3], Vol. 41, n° 4, pages 18-19, décembre 2012

Abstract : « Costs are a reality of legal research in practice. Unfortunately, because of subsidized access to Lexis, Westlaw and other research tools in law school, law students have little exposure to the real-world costs of research. This column, written for Student Lawyer magazine, offers tips for becoming a cost-effective researcher. »

Extraits et remarques personnelles :

« Practice while you can afford it. » Eh oui, les BU offrent beaucoup d’abonnements payants. On ne les retrouvera généralement pas tous en cabinet, en direction juridique ou en entreprise.

« Use free and low-cost alternatives [4]. » Voir remarque supra.

Même si, en France, le coût des abonnements aux bases de données juridiques des éditeurs est forfaitaire [5], la plupart des conseils donnés dans ce court article de deux pages y sont valables.

La formation des jeunes juristes — ceux qui font le gros des recherches documentaires, des mémos et des synthèses dans les structures — offre d’énormes avantages concurrentiels : fiabilité et exhaustivité si possible des résultats de la recherche, temps gagné pour mieux réfléchir et rédiger.

Encore faut-il avoir le niveau en droit, l’expérience et une connaissance intime de ces bases pour former les juristes à un usage efficace des bases de données. Certains formateurs chez les éditeurs peuvent le faire, mais ce sera sans vision comparative ni connaissance des besoins réels du formé. Sinon, c’est un travail de documentaliste juridique expérimenté.

Emmanuel Barthe
documentaliste juridique


Discussion entre documentalistes-formateurs

Les facettes : un moteur de recherche révolutionnaire ?

Quel est le meilleur mode de recherche ? Facettes, moteur simple (à la Google) ou recherche avancée ?

Mardi 19 mars 2013

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J’ai récemment adressé à des collègues documentalistes juridiques et formateurs à l’interrogation des bases de données les questions ci-dessous. Suivent leurs réponses et un dialogue qui est parti sur des comparaisons avec entre facettes, mode simple et mode avancé de recherche. Le gras est de moi.


Cet article (en anglais) explique très bien les avantages des moteurs à facettes (catégories à cocher dans une colonne [6]).

Et vous, à votre avis :

Est-ce que les facettes sont plus efficaces que la recherche pure en texte intégral ?

Est-ce que des moteurs "pur facettes" (sans taper de mot-clé) seraient aussi efficaces ou plus efficaces qu’un moteur pur "full text" pour une base de données juridiques ?

Emmanuel Barthe


Globalement, j’aime bien les facettes car c’est assez intuitif et c’est une façon claire de délimiter la recherche. On sait un peu mieux où on va. Pour les avocats qui ont du mal avec la recherche avancée, les opérateurs booléens etc, je trouve que c’est une aide pratique.

Est-ce que les facettes sont plus efficaces que la recherche pure en texte intégral ? Oui quand :

  • il y a beaucoup de fonds/d’information dans la base
  • on ne maîtrise pas bien la recherche avancée, ce qui est le cas de beaucoup de nos utilisateurs
  • il faut voir aussi car selon les moteurs, certaines astuces du genre guillemets, troncature (*) ou wildcard (?) ne sont pas prises en compte et encore moins quand on les combine. Certains moteurs sont "instables" (comme le BOFiP) et donnent des résultats très aléatoires... Ca dépend des métadonnées...

Est ce que des moteurs "pur facettes" (sans taper de mot-clé) seraient aussi efficaces ou plus efficaces qu’un moteur pur "full text" pour une base de données juridiques ? :

  • est-ce que cela n’équivaut pas en fait à une navigation classique ? Ca ne permettrait donc que de consulter des parties/paragraphes/chapitres, ce qui est utile aussi, souvent. Mais cela implique que l’on connaisse le contenu exact des bases. Or ce n’est souvent pas le cas de la part des utilisateurs (nos avocats ne savent pas qu’on a telle ou telle source dans telle base)
  • du coup, je pense que ce type de recherche manquerait de précision. On est souvent surpris dans nos résultats de recherche de l’endroit où se trouve les informations recherchées.

Je n’ai encore jamais constaté avoir raté des informations en utilisant les tris par facette, mais il est possible qu’on perde des résultats si les métadonnées sont mauvaises.

Il faut cependant voir ce qui nous est proposé car les facettes du BOFiP, par exemple, ne sont pas toutes très claires, alors que celles de Navis/Lamy/LNJC sont plus claires.

Sandrine Esclangon


Petit ajout aux remarques de Sandrine, avec l’expérience du nouveau moteur de recherche sur les fonds Cujas. Bon, c’est un peu tôt pour juger, mais...

Je les présente depuis janvier aux étudiants. Je remarque qu’ils apprécient beaucoup le système des facettes. En faisant les démonstrations, il me semble que cela leur permet de construire peu à peu leur requête, en fonction des résultats obtenus. Sans les facettes, il fallait le plus souvent passer par la recherche avancée et :

  • soit anticiper sur les possibles résultats : avec tel mot clé, j’aurai trop de réponses, je vais donc rajouter le type de document, etc.
  • soit faire les allers retours entre requête et liste de résultats pour affiner, ce qui était ressenti comme lourd.

Dans tous les cas, les étudiants rechignent à utiliser la recherche avancée...

Je n’ai pas d’idée aujourd’hui sur l’efficacité pour un expert de la doc, mais il me semble que le système des facettes "accompagne" mieux le néophyte.

Isabelle Fructus (formatrice BIU Cujas)


Je crois que l’utilisateur Web 2.0 est devenu assez paresseux (en matière de recherche). Effet Google ? Pas seulement. Effet "multitasking" lié aux outils des NTIC (le smartphone en premier), auquel s’ajoute une culture consumériste de l’impatience et de la rapidité.

Dieu sait pourtant si je suis un "fonceur" en recherche, mais comme le disent en substance les cogniticiens : "Qui analyse longuement sa question en tire du profit".

Dans ce cadre, je crois que les facettes ne sont pas une réponse totalement idéale. Pour moi, la formation patiente s’en approche plus, surtout après une recherche inaboutie/insatisfaisante. Mais au moins les facettes améliorent-elles les recherches des débutants et des paresseux ;-)

Comme dit la sagesse populaire : « Faute de grives, on mange des merles ». Et ces merles-là ne sont pas si mauvais.

Emmanuel Barthe


Oui je suis d’accord avec vous.

Mais ces utilisateurs débutants et paresseux sont très nombreux. Quand ils commencent à savoir écrire des équations de recherche "avancée", ils n’en font plus (ils les délèguent).

Qui sont les personnes qui font des recherches avancées ? Les documentalistes, les chercheurs, quelques geeks et jeunes juristes pointilleux.

Partant de ce constat, les éditeurs ne s’intéressent plus au mode de recherche avancé dans leurs bases.

Et c’est le chat qui se mord la queue car quand on leur dit de modifier les cartouches de recherche avancée et d’en proposer de nouveaux plus intuitifs, plus guidés, ils répondent que très peu de personnes les utilisent. Ce qui est normal car le cartouche proposé n’est pas facile/pratique à utiliser.

Pour prendre un contre-exemple, nous avons Factiva, base de presse et de recherche d’informations sur les sociétés. Elle possède une recherche simple qui fonctionne, mais la recherche avancée est la meilleure que je connaisse. Tous les collaborateurs chez nous n’utilisent que ce mode. Car on peut cibler très facilement ce que l’on cherche et toutes les fonctions de rapprochement, nombre d’occurrence, gestion des singuliers/pluriels... sont expliquées tellement simplement que c’est très bien compris par tout le monde. Du coup, la recherche simple n’est pas utilisée. Elle ne propose pas de facettes.

CQFD ?

Sandrine Esclangon


Personnellement je pense que le mode de recherche avancé doit être défendu. Les facettes, c’est très bien. Un grand progrès. Mais pour des requêtes très construites, précises, rien ne remplacera la recherche avancée. Avec les opérateurs, les troncatures etc... Certes, des outils pas intuitifs pour un sou mais indispensables !

A nous de faire des utilisateurs des "juristes pointilleux". Une base de données par définition c’est l’anti-Google. Ca demande un effort, un apprentissage, une réflexion préalable pour savoir un peu ce qu’on cherche...

Une solution serait, lors de formations aux utilisateurs, de leur montrer d’abord le mode recherche avancée dans une base. Avec toutes les possibilités, les lourdeurs, les pièges... Je rejoins les propos d’Emmanuel. S’interroger avec eux, les accompagner (comment je construirais ma requête ? je n’avais pas pensé à ça ? moi je suis plutôt passé par tel biais etc.). Une fois bien intégré ce mode de recherche, alors les amener vers d’autres modes.

C’est certain : tout cela demande du temps, de la patience... Mais si tout était facile, on n’aurait pas choisi ce métier, non ?

Un documentaliste du secteur public


Bien sûr, on montre le mode de recherche avancée, on essaie de construire ensemble une méthodologie efficace et pertinente en fonction des recherches...

Après, "mes" juristes ne sont pas des documentalistes. On ne pourra pas les empêcher de faire ce qui leur est le plus simple à comprendre et le plus rapide pour obtenir des résultats. Les efforts, ils sont prêts à les faire pour leur discipline, pour la réflexion juridique. Pour le reste... il faut que ça marche, et vite !

Donc, de mon point de vue, recherche simple, recherche par facettes et recherche avancée ne s’opposent pas : cela dépend des besoins.

Lors des formations, le plus intéressant, ce sont les échanges et les comparaisons de méthodes pour une même question : souvent, plusieurs méthodes sont possibles (cela rassure !) et on se rend compte que bien des échecs viennent d’une mauvaise analyse de la question et/ou d’une mauvaise sélection des critères pertinents. Quant aux facettes, elles ont tout de même une vertu pédagogique : elles obligent l’utilisateur à envisager sa question sous... différentes facettes, à comprendre justement que sa question n’est pas si simple qu’elle y paraît au premier abord.

Je le répète, je ne suis pas une fervente de la facette, mais pas non plus de la recherche avancée à tout prix...

Isabelle Fructus (BIU Cujas)


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