La documentation juridique

Dernier ajout : 2 septembre.

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Mémentos et Codes : faut il laisser tomber les éditions imprimées ?

Résultats d’un sondage express sur ces ouvrages chers aux juristes et leur versions en ligne — Où l’on constate, une fois de plus, que les formats papier et numérique coexistent au lieu de s’exclure

Lundi 5 mai 2008

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Danielle, documentaliste en cabinet d’avocats anglo-saxon a fait un petit sondage révélateur sur la transition du papier imprimé vers le en ligne à propos des Codes et Méméntos Francis Lefebvre, sondage initié sur la liste Juriconnexion.

Voici son message d’origine [1] :

Sondage express "Codes et Mémentos"

« Nous distribuons chaque année à nos avocats un nombre conséquent de Mémentos et Codes, produits imprimés, auxquels ceux-ci sont encore très attachés. Cette politique coexiste chez nous avec la mise à disposition, via un portail intranet, de certaines bases de données en ligne ; ce qui équivaut à doubler,
dans une certaine mesure, notre offre de documentation au sein de notre cabinet.

Compte tenu des coûts importants générés par l’achat de ces ouvrages et aussi des problèmes récurrents qui se posent lors de leur élimination chaque année,
nous réfléchissons actuellement sur l’opportunité de fournir uniquement ces ouvrages en ligne, en gardant, bien entendu, quelques exemplaires imprimés en
bibliothèque.

Ceci nous conduit à faire une petite enquête sur les politiques mises en œuvre par l’ensemble de nos collègues des différents cabinets d’avocats et sur l’acceptation par les utilisateurs de ces méthodes de travail qui, pour être maintenant reconnues n’en sont pas moins encore difficiles à mettre en œuvre.

[...]

1. Combien de personnes utilisent la documentation juridique au sein de votre structure ?
a/ moins de 30
b/ entre 30 et 50
c/ entre 50 et 100
d/ plus de 100
Vos remarques :

2. Avez-vous mis en place l’offre en ligne des principaux éditeurs juridiques ?
(répondre par Oui ou par Non) :
2.1 Francis Lefebvre :
2.2 Lamy :
2.3 Dalloz :
2.4 Autres :
Vos remarques :

Si oui :
3. Avez-vous supprimé toute distribution individuelle d’usuels sur support papier ?
(répondre par Oui ou par Non) :
3.1 Codes :
3.2 Mémentos :
Vos remarques :

4. Avez-vous instauré un système mixte : offre en ligne + distribution à un nombre limité d’utilisateurs (ex. : un ou plusieurs par équipe) ?
(répondre par Oui ou par Non)
4.1 Codes :
4.2 Mémentos :
Vos remarques :

5. Vous êtes-vous heurté à des réticences voire des refus catégoriques d’un certain nombre de personnes ou de l’ensemble de la structure sur le changement de support de la documentation ?
(répondre par Oui ou par Non) :
Vos remarques :

6. Si vous avez opté finalement pour l’un des deux systèmes (tout en ligne ou mixte), constatez-vous que cet aménagement est satisfaisant au regard de :
Votre réponse (répondre par Oui ou par Non) :
6.1 de l’économie réalisée :
6.2 de la qualité de l’outil :
6.3 de la satisfaction des usagers :
Vos remarques :»

Merci à tous ceux qui ont répondu. Danielle a finalement obtenu un échantillon fort "parlant" des pratiques des utilisateurs.

Voici la synthèse qu’elle a publié sur la liste Juriconnexion. Elle a accepté que je la reproduise ici. Je souhaiterais en effet lui donner une plus large publicité — pour une fois que ce n’est pas moi qui explique que le papier n’est pas prêt de mourir dans nos entreprises et services juridiques :-)

Pour ma part, je m’approche de la position de Danielle, qui expliquait :

« En ce qui concerne mon cabinet, si j’ai été tentée de proposer que soit franchi le pas du "tout électronique", je mettrai pour le moment ce projet en veilleuse en attendant que l’évolution des mentalités, l’amélioration des techniques de lecture sur écran et la nécessité de s’adapter à des modèles de consommation vertueux nous conduisent peut-être vers des chemins plus numériques. »

Résultats de l’enquête sur les pratiques des cabinets d’avocats services juridiques concernant l’utilisation des produits en lignes.

Cette enquête visait en particulier la fourniture aux usagers de codes et mémentos (en ligne ou sur support papier). Le but était de comparer les politiques mises en oeuvre par les centres de documentation en corrélation avec les souhaits des utilisateurs. Il y a eu 21 réponses [les mentions entre crochets sont de nous].

La première question nous a permis d’identifier la nature des structures juridiques interrogées. Il s’agissait pour l’essentiel de cabinets d’avocats (excepté deux directions juridiques d’entreprise). Un premier tri a été fait en fonction de la taille [nombre d’avocats ou juristes d’entreprise] :

  • 0-30
  • 330-50
  • 550-100
  • 5100 et plus.

1er constat : La grande majorité des structures proposent un accès en ligne aux principaux éditeurs fournisseurs de mémentos et de codes. [NB Emmanuel Barthe : ce qui ne signifie pas que tous les juristes y adhèrent et l’utilisent quotidiennement ...]

  • 100% des participants sont abonnés aux Navis des Editions Francis Lefebvre
  • 75% à tout ou partie de la plateforme Dalloz.fr des Editions Dalloz. Ici, la souscription est proportionnelle à la taille des cabinets : de 33% (- de 30 juristes) à 86% (+ de 100 juristes)
  • 70% à la plateforme Lamyline Reflex des Editions Lamy (Wolters Kluwer France). La souscription est ici aussi proportionnelle à la taille des cabinets : de 33% (- de 30 juristes) à 100% (+ de 100 juristes).

2e constat : [les] structures ayant adopté le tout en ligne [sont très rares]

Un seul cabinet (dans la tranche de 50-100 avocats) a adopté le tout en ligne. Mais la seule la distribution des Mémentos est concernée (Navis Affaires). Le système de distribution de codes imprimés a été conservé [, lui].

3e constat : Structures ayant adopté l’offre mixte

1er cas : système en ligne + offre limitée à certaines catégories d’utilisateurs).

Dans ce cas, la proportion des codes fournis en ligne (45%) est légèrement supérieure à celles des mémentos (40%). La distribution des ouvrages se fait par domaine de compétence (quelques exemplaires par équipe), par lieu géographique (libre service à chaque étage). Les critères de choix sont liés à la fréquence de l’utilisation, et également aux années d’expérience (Les seniors et associés étant naturellement favorisés). il a été notamment souligné que la suppression des codes pourraient engendrer beaucoup d’impression papier.

2e cas : système en ligne et distribution à tous.

S’adresse plutôt aux structures de 50-100 et plus de 100. Diverses solutions sont mises en œuvre :

  • possibilité pour chaque avocat de commander 2 codes + 1 mémento annuellement au choix
  • distribution systématique de 3 ouvrages
  • 2 codes par juriste mais les mémentos sont en consultation à la bibliothèque
  • dotation d’un seul code par avocat
  • une personne "rêve de supprimer l’offre papier" » !

En ce qui concerne les réticences et refus

Dans l’ensemble, la grande majorité des structures se rallie à l’installation des produits en ligne à condition que celle-ci soit couplée avec les produits imprimés. Le principal argument étant que la consultation répétées de ces usuels est plus aisée que sur écran et que le problème technique toujours possible sur ordinateur ne se pose pas. On note moins de réticences sur l’utilisation des encyclopédies et des revues. Il est à souligner que ce sont les associés et les seniors qui sont le plus demandeurs de produits papiers, l’arrivée de jeunes juristes tendant à diminuer les réticences à l’usage des produits électroniques. Pourtant, dans les structures qui ont limité l’offre papier, les utilisateurs ont fini par tous s’habituer à cette nouvelle manière de travailler.

Conclusion

Le papier a encore de belles heures devant lui et l’offre de nos centres de documentation sera encore et pour longtemps cumulative. Les deux supports restent complémentaires : le contenu en ligne permettant une approche interactive et dynamique de la documentation et le papier constituant un support concret et facilement accessible.


Pour celles et ceux intéressés par le métier de documentaliste juridique

Intéressé par la doc juridique ? Suivez le guide

Pour les étudiants en documentation

Jeudi 1er novembre 2007

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Je reçois souvent par e-mail des questions d’aspirants documentalistes juridiques ou d’étudiants en documentation. Or, avoir un site web ne signifie pas qu’on est un service de renseignements et qu’on a le temps de répondre à toutes les questions. C’est plutôt un moyen de renvoyer les gens vers des documents qui peuvent répondre à leurs questions.

Cet article est donc destiné à aider étudiants et aspirants documentalistes à aller droit au but :

Emmanuel Barthe
documentaliste juridique qui manque de temps pour répondre à tout le monde et espère quand même ainsi rendre service à la communauté :-)


D’une découverte ...

Le taux d’utilisation d’une base de données n’est pas celui que vous croyez

... Et de ses conséquences

Mardi 23 octobre 2007

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Quelques fois, une base de données en ligne (web ou intranet) tombe sérieusement en panne. Disons une demi-journée minimum.

On se dit alors que ses utilisateurs vont s’alarmer tout de suite, non ?

Eh bien, pas tout à fait.

Dans des structures d’une trentaine de productifs, j’ai constaté ainsi qu’il fallait souvent quelques heures et même parfois une semaine pour que la panne devienne une vraie gêne, pour que les alternatives irritent et déçoivent, pour que les protestations pleuvent, pour, en un mot, que le rétablissement devienne une urgence.

Parce qu’en fait, les utilisateurs d’une base de données ou d’une plateforme en ligne ne passent pas leurs journées à chercher. Même les stagiaires ne passent pas la moitié de leur journée le nez sur une base de données.

Disons que ce n’est pas leur métier. Leur métier, en réalité, si ce sont des avocats, c’est d’écouter et recevoir le client, rédiger, plaider et négocier. Si ce sont des étudiants, c’est de relire leur cours et de préparer les travaux dirigés. Si ce sont des actuaires, des économistes, des statisticiens, c’est de rédiger des études. Etc.

C’est ainsi qu’on se rend compte que l’arrêt d’une base de données pour laquelle on a souscrit cinq accès simultanés ne provoque pas de révolution avant trois jours. Qu’au bout de ces trois jours, seules deux collaboratrices sont venues se plaindre. C’est là, également, qu’on se rend compte que si la super plateforme en ligne super chère "NLRDNL" est souvent utilisée, elle ne l’est tous les jours que par 20% des "users". Alors qu’on paye pour 30%, 50% ou 100% des users.

Dés lors, faut il vraiment se demander pourquoi les éditeurs juridiques ne font guère d’efforts pour fournir à leurs clients des statistiques de consultation détaillées ? :-/

C’est là, enfin, qu’on va interroger la base concurrente ou les sites gratuits — qu’on interroge d’habitude moins souvent, parce qu’ils sont moins ergonomiques, moins pratiques, ou que leur contenu est de moindre qualité.

Et c’est là qu’on découvre qu’on a le choix — à condition de le saisir, ce choix. On découvre que si on forme en interne ses utilisateurs, si on les asticote avec des recommandations, on peut dépendre moins voire se passer de certaines bases.

Intéressant, n’est il pas ?

Oui, oui, ... Mmmh. Faut qu’on voie ça, diraient les commerciaux.

Voyons ça tout de suite :

  1. exiger lors du renouvellement de l’abonnement des statistiques détaillées, au format CVS ou tableur [3], par user, par document visualisé ou téléchargé en entier, par base de données et par jour
  2. et tirer les conséquences de ces stat’ :
    • soit s’employer à augmenter l’usage de la base. Mais attention à ne pas pousser trop loin cette logique : elle peut mener droit à la monoculture et à une dépendance très onéreuse
    • soit demander une baisse du prix, voire nous résilions l’abonnement. Mais il y a des "must have", des incontournables, et les éditeurs le savent
    • soit encore recommander à nos utilisateurs la base concurrente de meilleur rapport qualité-prix. Ce qui me paraît la meilleure attitude quand les moyens sont limités, que les prix augmentent ou que le budget est bloqué.

Emmanuel Barthe
acheteur de documentation


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