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Dernier ajout : 1er décembre.

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Qu’apporte le GCRJ ?

Guide de citation des références juridiques : le Bluebook français est né

Une rapide évaluation du "Red Book"

Jeudi 1er décembre 2016

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Le groupe Droit du Syndicat national de l’édition (SNE) a publié en juin 2016 son Guide de citation des références juridiques (GCRJ) sur un site web appelé Ref-Lex [1]. Un travail de deux ans pour harmoniser les pratiques des neuf éditeurs du groupe Droit du SNE et rédiger ce guide, comme l’explique rapidement l’entretien donné par Guillaume Deroubaix et Julien Chouraqui du SNE à ActuaLitté [2].

Le guide est téléchargeable aux formats PDF, XLS et XML.

Comme le rappelle la page Notre démarche, le GCRJ est en fait l’héritier d’une liste SNE des acronymes et abréviations en droit datant de 2004.

Mais ce guide est beaucoup plus que ça. Il est le résultat de deux ans de travail des représentants de neuf éditeurs juridiques français (Berger Levrault, Lextenso, LexisNexis, Dalloz, Editions Législatives, Francis Lefebvre, Wolters Kluwer, Weka, Thomson Reuters) et, même s’il ne patronne pas de son logo le site, de l’éditeur juridique belge Larcier. Un grand absent : Lexbase.

Cinq innovations cruciales

Cinq innovations cruciales ont été apportées au document de 2004 (cf notamment la même page Notre démarche) :

- Des documentalistes juridiques ont été consultés (merci
Juriconnexion :-)

- Ce n’est plus un PDF qui disparaissait du Web de temps à autre mais un site web, visiblement destiné à être pérenne.

- Cette nouveau guide sera à l’avenir mis à jour (si besoin est) au moins deux fois par an. L’ancienne version ne l’était pas.

- L’ancien document de 2004 n’était qu’une liste d’acronymes et d’abréviations accompagnés de leurs développés [3].
Le nouveau est d’abord un guide de citation, d’écriture des références bibliographiques, comme le dit son titre, et accessoirement une liste d’abréviations. La syntaxe de citation d’une référence bibliographique en droit est censée désormais être figée dans le marbre : termes retenus, ordre, abréviations, et même ponctuation.

- Surtout, cette nouvelle version a été réalisée dans un but d’interoperabilité [4]. En clair : les éditeurs à l’origine de ce guide ont choisi d’harmoniser leurs références bibliographiques, sigles et abréviations à compter de juin 2016. L’entretien avec ActuaLitté est explicite à cet égard. Pour citer la FAQ du site : "S’agissant des éditeurs membres du groupe de travail, la recommandation est d’appliquer ces règles dans toutes les nouvelles publications et celles qui sont mises à jour à compter de la diffusion du guide. En revanche, il n’y a pas d’obligation de reprise du fonds existant."
_On sent là que l’effet du Web 3.0 documentaire et éditorial (métadonnées, XML, Open access, archivage OAI, plateformes de publication numériques etc.) a joué à plein. Mais aussi l’influence du Bluebook américain [5], influence expressément reconnue par le groupe Droit du SNE.

Moralité : il a fallu du temps, mais ça valait le coup d’attendre. Bravo aux participants des éditeurs au groupe de travail.

Tentative d’évaluation critique rapide

Maintenant, tentons une évaluation critique rapide [6] :

- Le GCRJ est *très détaillé et très rigoureux*. La version de 2004, aussi riche fut-elle, n’avait pas ce côté "système".
Mais cette rigueur a un inconvénient, déjà relevé par le célèbre juge américain Posner [7] à propos du Bluebook : la complexité, la prolixité (la 20e édition du Bluebook fait 560 pages ...) font d’après Posner inutilement perdre du temps aux juristes quand ils doivent relire leurs articles et recherches et vérifier la syntaxe de leurs références. Et beaucoup d’acronymes et abréviations sont incompréhensibles au commun des juristes — tiens, que croyez-vous que soit l’AJCT, l’ALD, le Dupont ou la CNITAAT ?
C’est probablement pour éviter cet inconvénient que le "Red Book" — comme je serais tenté de l’appeler vu sa couleur dominante — ne rend pas obligatoire tous les éléments d’une citation. Seuls les caractères en rouge sont obligatoires. Ainsi, pour citer un article paru dans une revue juridique, le GCRJ n’exige rien d’autre que titre de l’article, abréviation du périodique et date (voir copie écran supra). Même pas l’auteur. Alors que la recommandation complète contient : Auteur(s), titre de l’article, abréviation du périodique | date, n° du périodique, rubrique, type d’article abrégé | n° de l’article, n° de la ou des pages.

- L’interopérabilité est devenue un besoin critique de nos jours. Ne pas avoir tardé plus longtemps, de la part des éditeurs français/francophones, est bien vu. Prochaine étape : une implémentation française des DTD et schémas XML pour le droit proposés par Legal XML (Akoma Ntoso) ou MetaLex ?

- Le numéro ISBN est désormais recommandé — mais pas obligatoire, dommage — quand on cite un ouvrage. On va enfin pouvoir très facilement retrouver cet ouvrage et le commander sur le Web.

- Le numéro ECLI semble, si j’en crois les exemples donnés, consacré pour citer la jurisprudence. Mais alors pourquoi le numéro ELI pour les textes officiels n’apparait-il pas dans ces mêmes exemples ? Et pourquoi ni l’affichage de l’ECLI ni celui de l’ELI ne sont-ils obligatoires ? En effet, la page Remarque préliminaire sur les identifiants uniques explique : « Selon les cas, et au choix de l’éditeur, ils seront ou non visibles dans les contenus éditoriaux, mais nécessairement présents dans les métadonnées. Lorsqu’ils sont apparents, ces numéros figurent en fin de référence [...]. » Ce que confirme cette autre page du guide.
Est-ce à dire que c’est trop tôt ? Autrement dit : pas encore mais plus tard ? Je pense au contraire que ces numéros doivent apparaître systématiquement *en clair* et dès aujourd’hui.

- La date à laquelle la ressource a été consultée n’est pas retenue par le guide. Or désormais la majorité des ressources consultées le sont en ligne. Et leur mise à jour est devenue plus fréquente encore que sur la version papier. Pensez à la récente réforme du droit des obligations, pensez au droit boursier, au droit fiscal ... La date de rédaction/fraîcheur/mise à jour ne suffit pas. En effet, une ressource citée peut parfaitement avoir été consultée plusieurs jours avant ... une mise à jour, pour ne pas dire plusieurs mois dans le cas d’ouvrages. Alors pourquoi cet oubli ?

- Le GCRJ ne devrait pas admettre que l’on puisse omettre "Cass." devant la chambre de la juridiction judiciaire suprême. Mais c’est une tradition, et puis "Cass." est implicite, me dira t-on. Eh bien, pas pour tout le monde : cela prive grand public et algorithmes d’une donnée de la plus grande et évidente importance.

- Du côté des numéros et autres identifiants, j’aurais une « objection votre Honneur ! » (oui je sais, ça ne se dit pas en France) : le numéro RG (rôle général) n’est pas un véritable identifiant unique. Il ne l’est que combiné au nom ou ou numéro du registre (pénal, civil ...) dans lequel il est inscrit. En pratique, dans une base d’arrêts de cour d’appel sélective il est suffisant. Mais dans une base approchant l’exhaustivité comme Jurica, pas toujours. Et lorsque les décisions pénales du fond auront rejoint Jurica ...

- Le groupe Droit du SNE à fait le choix de l’interopérabilité. Mais alors pourquoi a t-il choisi de s’écarter sur deux points de la norme de citation ISO existante ? Leurs raisons sont valables en tant que telles (encore que : mettre la collection juste après l’éditeur favorise la confusion entre les deux) mais pas dans le contexte de l’interopérabilité. Et puis, pour deux petits points, ça ne me semble pas en valoir le coup.
Enfin, à tout prendre, si on voulait s’écarter de la norme ISO 690, il eut été de mon point de vue plus inspiré de le faire en citant le mois de parution des monographies. En effet, paraître avant ou après la date d’entrée en vigueur d’une réforme n’est pas anodin du tout et j’ai fréquemment rencontré le problème. Au point qu’en catalogage, j’ai dès les années 2000 ajouté le mois de parution dans la zone Notes de la notice.

- Ergonomie : les tableaux ne passent pas sur mobile. C’est plus que gênant, car l’usage du mobile pour aller sur Internet vient de dépasser celle sur ordinateur [8]

A propos, que pensez-vous de Livre Rouge ("Red Book") pour désigner ce guide ? Je sais que l’expression peut faire penser aux Codes Dalloz mais justement, ce sont des codes, pas des livres. Quant au petit manuel de l’ex-dirigeant communiste chinois, c’est un peu loin maintenant. Ref-Lex a déjà été utilisé au moins trois fois pour autre chose (cf note 1) et reste vague, et GCRJ est tout aussi peu évocateur qu’un acronyme comme CNITAAT. Sinon je pensais à "Guide du SNE" puisqu’on parlait autrefois de la "liste du SNE", mais c’est peu attirant.

Je suis preneur de toute autre appellation. Sinon la pratique en créera peut-être une ?

En conclusion, le GCRJ a (presque) tout pour devenir le Bluebook français. Pour qu’il le devienne, il reste aux juristes et aux auteurs à l’adopter. Le côté optionnel de nombreux éléments devrait faciliter cela. Le risque, c’est que les options utiles voire indispensables (comme l’auteur, ou la date de consultation d’une ressource en ligne) restent l’apanage des seuls éditeurs professionnels.

Emmanuel Barthe
bibliothécaire documentaliste juridique, veilleur, formateur

NB : Je note au passage que la page Jurisprudence française donne raison à l’adage d’origine latine selon lequel « Là où la loi ne distingue pas, il n’y a pas lieu de distinguer ». En effet, la page précise : « Depuis le 19 janvier 2006, la CNIL a adopté une nouvelle position et recommande de ne plus distinguer selon que l’accès aux bases de données est gratuit ou réservé. Il est ainsi recommandé d’anonymiser toutes les décisions de droit interne. » Comme nous le mentionnons depuis 2006 [9], ce n’est pourtant pas le cas encore chez tous les éditeurs, notamment hors de ce groupe de neuf éditeurs. Et même chez les neuf, il peut y avoir encore du ménage à faire dans les coins. Les fichiers PDF sont particulièrement concernés.


Emmanuel Barthe documentaliste juridique : prestations et conseil

Jeudi 25 juin 2015

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Pour les cabinets d’avocats et de notaires, les directions juridiques, je simplifie la gestion des abonnements et des achats de documentation juridique. Je développe l’utilisation des bases de données internes et des intranets. Je maîtrise les coûts.

Pour les entreprises du droit, j’assure les recherches difficiles avec ma formation de juriste et je forme leurs collaborateurs à une méthode de recherche qui allie rapidité et fiabilité. J’assure la veille sur les projets de réforme et les secteurs des clients.

Dans le cas où une structure juridique est confrontée à une recherche non juridique, j’offre une expertise dans des domaines plus divers : économie, finance, statistiques, sociologie, histoire, sciences "dures", médecine, presse, bibliothèques ...

Pour les start-ups et éditeurs juridiques : expert en données juridiques libres, je rend les bases de données plus ergonomiques et plus efficaces et j’intègre la doctrine juridique libre aux données Legifrance.

Publications  :
- 3e prix Open Law de la DILA, décembre 2014 pour l’application jo.toutelaloi.fr
- compte Twitter @precisement sur l’actualité de la documentation juridique et des outils de veille et de recherche. Plus de 1000 abonnés
- precisement.org : blog référencé par la Bibliothèque nationale de France (n° ISSN 2263-9292). Plus de 400 visiteurs par jour. Ce blog cherche à distinguer les mouvements de fond dans la documentation juridique et les outils de veille et de recherche.

CV et compétences recommandées sur profil LinkedIn.

Emmanuel Barthe
06 19 99 58 69
ebarthe [CHEZ] gmail [POINT] com


Le knowledge management (KM) en cabinet d’avocats : une synthèse

Lundi 23 mars 2015

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Ce qui suit est une synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management (KM, dit aussi gestion des connaissances) réalisée par Laure Tarrade, documentaliste juridique suite à une question posée sur la liste Juriconnexion.

Je la remercie pour son autorisation de reproduire ce remarquable (et rare) travail.


Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure ...) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

Spécificités du KM juridique

  • Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou « archive ».
  • Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte : il peut donc être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
  • L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
  • Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

  • Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats. : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
  • Qui s’en occupe ?  :
    • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
    • Un binôme avocats-experts( ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
  • Quels types de documents ? : contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés ...
  • Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
    • indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
    • recherche en texte intégral,
    • accès par équipes,
    • choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.
  • Qui le met à jour ? :
    • les avocats quand ils utilisent un modèle
    • les avocats selon une alerte automatique d’après l’ancienneté du document.
  • Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
    • accès par équipes.
    • identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
  • Sécurité informatique : le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

Préconisations

  • Etude de besoins :
    • dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
    • combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos ) ? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
    • combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts) ?
    • quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
    • les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
    • l’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?
  • Cahier des charges du logiciel
    Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents... ?)
    • logiciel compatible Citrix
    • recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
    • indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
    • versionning
    • saisie partagée
    • maintenance
    • gestion des formats word, pdf ou autre
    • facilité d’utilisation
    • coûts
    • etc.
  • Procédure de récupération et de mise à jour des données :
    • saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
    • reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats
    • débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management
    • revue des documents les plus anciens à échéance régulière
    • validation de l’information :
    • responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte
    • répartition des taches :
      • les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles
      • la Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation, l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur, Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM
    • le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents
    • le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.
  • Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM :
    • le temps d’alimentation de la base KM doit apparaitre comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet
    • les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).
  • Sensibilité et sécurité des données :
    • qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
    • droit de la propriété intellectuelle sur les contrat et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

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