La documentation juridique

Dernier ajout : 23 mars.

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Le knowledge management (KM) en cabinet d’avocats : une synthèse

Lundi 23 mars 2015

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Ce qui suit est une synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management (KM, dit aussi gestion des connaissances) réalisée par Laure Tarrade, documentaliste juridique suite à une question posée sur la liste Juriconnexion.

Je la remercie pour son autorisation de reproduire ce remarquable (et rare) travail.


Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure ...) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

Spécificités du KM juridique

  • Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou « archive ».
  • Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte : il peut donc être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
  • L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
  • Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

  • Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats. : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
  • Qui s’en occupe ?  :
    • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
    • Un binôme avocats-experts( ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
  • Quels types de documents ? : contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés ...
  • Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
    • indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
    • recherche en texte intégral,
    • accès par équipes,
    • choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.
  • Qui le met à jour ? :
    • les avocats quand ils utilisent un modèle
    • les avocats selon une alerte automatique d’après l’ancienneté du document.
  • Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
    • accès par équipes.
    • identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
  • Sécurité informatique : le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

Préconisations

  • Etude de besoins :
    • dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
    • combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos ) ? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
    • combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts) ?
    • quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
    • les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
    • l’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?
  • Cahier des charges du logiciel
    Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents... ?)
    • logiciel compatible Citrix
    • recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
    • indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
    • versionning
    • saisie partagée
    • maintenance
    • gestion des formats word, pdf ou autre
    • facilité d’utilisation
    • coûts
    • etc.
  • Procédure de récupération et de mise à jour des données :
    • saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
    • reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats
    • débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management
    • revue des documents les plus anciens à échéance régulière
    • validation de l’information :
    • responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte
    • répartition des taches :
      • les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles
      • la Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation, l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur, Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM
    • le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents
    • le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.
  • Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM :
    • le temps d’alimentation de la base KM doit apparaitre comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet
    • les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).
  • Sensibilité et sécurité des données :
    • qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
    • droit de la propriété intellectuelle sur les contrat et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

BFR Consultants : un nouveau site

Ce blog pour les veilleurs et les "recherchistes" a fait peu neuve

Lundi 5 janvier 2015

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J’avais manqué cela en son temps. Un oubli à réparer. Dont acte.

Notre collègue veilleuse, formatrice et journaliste Béatrice Foenix-Riou (BFR Consultants) a fusionné ses trois sites dans son blog Recherche-eveillee.com et refait celui-ci.

Elle est passé de Blogger à Wordpress et a faire refondre la mise en page et la charte graphique de son blog. Un peu mais pas trop, comme ça on le reconnaît sans problème :-)

Les billets se voient et se lisent ainsi encore mieux. Chapeau au graphiste et web designer Fabrice Court.

Selon le Livre d’Or "Usages & Métiers de la Veille" réalisé par AMI, ce blog figure dans le top 10 des "sites et publications les plus lus par les professionnels de la veille".

La Bibliothèque nationale de France a attribué à ce blog (comme au nôtre) un numéro ISSN (International Standard Serial Number), qui permet d’identifier les titres des publications en série (ou périodiques) : ISSN 2271-9652.


Deux visions de la veille dans les structures juridiques

Conclusions de la journée Juriconnexion du 25 novembre 2014

Lundi 1er décembre 2014

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En conclusion de la journée Juriconnexion du 25 novembre 2014 sur la veille juridique (les supports des présentations des intervenants sont disponibles sur le site de l’association), ma collègue Sandrine Esclangon et moi-même avons exprimé deux vues sur la veille dans les structures juridiques aujourd’hui :

  • celle de Sandrine, très concrète — et poétique dans la forme de son intervention
  • la nôtre, qui revient en arrière pour montrer à quel point la veille est devenue le "premium". La voici infra.

Les débats de ce jour permettent de distinguer trois types de veilles  :

  • celles des éditeurs
  • celles des documentalistes, veilleurs et KM lawyers
  • on en a peu parlé : celles des juristes eux-mêmes, soit en lisant la veille des éditeurs et des veilleurs, soit en se débrouillant tout seul (lecture du sommaire du JORF et de leur BO …).

Car – phénomène important – les éditeurs – et pas forcément ou pas tout de suite les plus grands – se sont emparés de la veille.

A l’origine, 20 ans auparavant, la veille consistait à lire les revues, le Journal officiel papier et les ou les BOs papier de son domaine du droit. Mais les textes signalés avaient 3 semaines de retard et les JP au moins 1 mois et jusqu’à 3.

Puis les quotidiens (Les Echos, Le Monde, La Tribune …) devinrent une source d’information sur les avant-projets de loi et les débats au Parlement.

Puis le sommaire par mail du JO, les BOs en ligne et les sites web parlementaires arrivèrent et ce fut une rubrique de 2 à 3 pages sur les textes et JP récents (distincte du reste du contenu) dans les revues comme le Dalloz ou le JCP E. Mais elles avaient 2 semaines de retard.

Puis les éditeurs juridiques s’y mirent pour de bon :

  • sur les plateformes en ligne, une fonctionnalité permet de basculer une requête en question enregistrée avec e-mail si les résultats sont mis à jour – peu utilisé car trop de bruit et de silence, et peu pratique à passer en revue les grands éditeurs juridiques lancent des produits éditoriaux spécifiques : Dalloz Actualité, Net-Iris, AJDA Actualité, EFL Actus (le FR et le BRDA avant leur versions papier, en plus bref et plus complet)
  • des acteurs non juridiques ou startups se lancent : l’AEF en droit social, Fil DP en droit public, Lexbase avec ses revues hebdomadaires qui sont autant d’outils de veille
  • LexisNexis est dans une démarche plus spécifique : il cherche, lui, à répondre à la demande croissante de veille et d’accélération de celle-ci non par des produits uniquement dédiés à la veille mais par l’adaptation de ses outils courants :
    • une réduction des délais de traitement de l’information dans ses revues (par ex. dans le JCP, on trouve désormais des arrêts commentés frais d’à peine plus une semaine)
    • la création, dans Lexis 360, d’un onglet systématique de veille
  • les Editions Francis Lefebvre commercialisent « TP », leur outil éditorial de veille sur les travaux parlementaires en droit des affaires
  • la base Alinéa de Luxia vend sa fonctionnalité de veille. La recherche est devenue gratuite. Dans un business model de type « premium », on vend les fonctions avancées. Et ici la veille est devenue ce qui se vend. Quel chemin parcouru ...

Dans le même temps, les juristes veilleurs et les documentalistes courent devant. Pour eux aussi, la veille est devenue leur offre premium. Pas seulement par l’importance qu’elle a acquise, mais aussi parce qu’elle les relie aux dirigeants.

Certains sites publics comme celui du Sénat ou BOFiP leur facilitent le travail de veille. Pas tous, par manque de moyens et par souci du respect de la « ligne jaune ». Les outils de veille gratuits ou à faible coût (IFTTT, HTML to RSS, lecteurs RSS …) aident aussi. Ces outils peuvent être difficiles à combiner et leur avenir n’est pas toujours assuré. Les centres de documentation de grandes structures cherchent alors à se raccrocher aux contrats existants avec des outils de veille payant de haut niveau comme Tadaweb, Digimind (Taj), KBCrawl ou AMIsoftware.

Pour garder la veille en main – à tous les sens du terme – les veilleurs et documentalistes doivent certes maîtriser les outils – et leur prix ... – et le contenu exact et la structures des sources d’information. Mais peut-être doivent-ils surtout et de plus en plus :

  1. aller chercher, analyser et présenter les besoins de veille
  2. maîtriser une démarche de mise en place des veilles où ils sont le chef de projet et la cheville ouvrière
  3. voir la veille non seulement comme ce qui valorise leur fonction auprès des juristes et des dirigeants/associés, mais aussi comme le moyen, en interne, de savoir tout ce qui se passe et de vendre leurs autres compétences.

Dans cette optique, ils/elles sont devenus des communicants.

Emmanuel Barthe


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