Actualités : derniers articles

Communicabilité des notes émises par la DGCCRF

Mercredi 25 mars 2015

Un échange de mails sur la liste Juriconnexion permet de faire le point sur la communicabilité des notes émises par la DGCCRF : les notes de service de la DGCCRF ne sont pas communicables, contrairement aux notes d’information. Cependant, en appelant le bureau concerné, celui-ci peut accepter de la communiquer.

Exemple de note de service : une ancienne note de service de la DGCCRF en date du 3 février 1988 (n° 5322), toujours en vigueur, précise que "par analogie avec la prestation de service qui ne se trouve réalisée qu’une fois exécutée, il peut être valablement affirmé que la vente est réalisée par la livraison ou la prise en charge de la marchandise par le distributeur (enlèvement) ou celle de la fin d’exécution de la prestation de service".


Le knowledge management (KM) en cabinet d’avocats : une synthèse

Lundi 23 mars 2015

Ce qui suit est une synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management (KM, dit aussi gestion des connaissances) réalisée par Laure Tarrade, documentaliste juridique suite à une question posée sur la liste Juriconnexion.

Je la remercie pour son autorisation de reproduire ce remarquable (et rare) travail.


Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure ...) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

Spécificités du KM juridique

  • Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou « archive ».
  • Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte : il peut donc être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
  • L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
  • Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

  • Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats. : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
  • Qui s’en occupe ?  :
    • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
    • Un binôme avocats-experts( ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
  • Quels types de documents ? : contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés ...
  • Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
    • indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
    • recherche en texte intégral,
    • accès par équipes,
    • choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.
  • Qui le met à jour ? :
    • les avocats quand ils utilisent un modèle
    • les avocats selon une alerte automatique d’après l’ancienneté du document.
  • Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
    • accès par équipes.
    • identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
  • Sécurité informatique : le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

Préconisations

  • Etude de besoins :
    • dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
    • combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos ) ? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
    • combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts) ?
    • quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
    • les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
    • l’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?
  • Cahier des charges du logiciel
    Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents... ?)
    • logiciel compatible Citrix
    • recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
    • indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
    • versionning
    • saisie partagée
    • maintenance
    • gestion des formats word, pdf ou autre
    • facilité d’utilisation
    • coûts
    • etc.
  • Procédure de récupération et de mise à jour des données :
    • saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
    • reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats
    • débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management
    • revue des documents les plus anciens à échéance régulière
    • validation de l’information :
    • responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte
    • répartition des taches :
      • les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles
      • la Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation, l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur, Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM
    • le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents
    • le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.
  • Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM :
    • le temps d’alimentation de la base KM doit apparaitre comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet
    • les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).
  • Sensibilité et sécurité des données :
    • qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
    • droit de la propriété intellectuelle sur les contrat et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

Numérisation d’imprimés rares et anciens : méthodes, coût

Une (grosse) sélection de documents gratuits sur Internet sur le sujet

Mercredi 4 mars 2015

Une machine à numériser des livres (scanner) à la Quadrature du Net

NB : la pertinence des résultats de Google lors de mes recherches sur ce thème était moyenne, même en le "torturant". D’où la publication de cette liste. Ici, le truc qui consiste à lire les bibliographies des quelques documents initialement repérés par Google puis à naviguer vers eux ou les rechercher à leur tour, s’est avéré très efficace. Jugez-en.

- Cost Analysis of the Digitization, Web integration and Distribution across the Internet of Rare and Old Printed materials / Serge Lenga, Jacqueline Rey [1], Ahmed Silem [2], Revue Management Information Finance 1, 1 (2001) 143-155, Financement Projet Européen Collaboration(s) (02/07/2001)

Ce travail cherche à établir aussi exactement que possible les relations de coûts caractéristiques d’une numérisation d’ouvrages du XVIème siècle, à la disposition du plus grand nombre d’utilisateurs, sur Internet. Dans un premier temps, on présente les divers projets et travaux qui ont été retenus pour faire le point sur les méthodes employées en matière d’analyse des coûts induits lors de la numérisation d’ouvrages anciens. Dans un deuxième temps, on propose une méthode originale d’analyse des coûts à base d’activités adaptée de la chaîne de valeur de Michael Porter.

- Recueil de règles de numérisation (PDF, 58 pages) [3] / Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), 2014, avec la collaboration de la BNF

Ce recueil est destiné aux opérateurs des équipements de numérisation pour leur permettre de numériser des collections patrimoniales, archivistiques et muséales de façon homogène et adaptée aux besoins.

Voir aussi la bibliographie (essentiellement disponible sur Internet) à la fin de ce guide :

- La numérisation des collections patrimoniales imprimées et iconographiques du SCD de Montpellier 2 : Dossier d’aide à la décision / Cyril Czernielewski, sous la direction de Christian Ollès, ENSSIB octobre 2014

- Les logiciels de numérisation des livres anciens / Enriketa KALLDRËMXHIU, DESSID, avril 2000, Université Claude Bernard - Lyon 1

- Le rôle de la numérisation dans la mise en valeur des fonds patrimoniaux : l’exemple de la bibliothèque interuniversitaire Cujas / Frédérique Seta, sous la direction de
T. Lafouge et E. Noël, mémoire d’étude ENSSIB 1999

- Numérisation et codage des caractères de livres anciens (PDF) / Jacques André, Irisa/Inria-Rennes, Document numérique. Volume 7 – n° 3-4/2003

- Numérisation des fonds patrimoniaux des bibliothèques allemandes : Voyage d’étude : 15-28 novembre 1998 / Françoise Sigaud, ENSSIB

Source des photos (libres de droit et gratuites) : les Commons de Flickr.


Dernières brèves

Informations légales sur les entreprises

INPI c/ Infogreffe : du nouveau

Le projet de loi Macron et le mouvement open data pourraient remettre en cause la victoire de 2009 des greffes de commerce

Dimanche 1er mars 2015

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Dans le feuilleton Greffes de commerce c/ Institut national de la propriété industrielle (INPI) (ou Infogreffe c/ RNCS/Euridile) [1], Le projet de loi Macron (dernière version adoptée) pour la croissance et l’activité ouvre un nouvel épisode qui pourrait peut-être remettre en cause la victoire totale des tribunaux de commerce, obtenue en 2009.

On pensait que la concurrence (en termes de données du Registre du commerce et des sociétés — RCS) aux greffiers de commerce avait disparu :

  • après un cavalier retiré en 2007 par le Conseil constitutionnel d’un projet de loi ...
  • ... à la faveur de la réforme de la carte judiciaire en 2008, les greffiers de commerce avaient obtenu tous les tribunaux qui leur échappaient (sauf l’Alsace, statut oblige) [2]
  • et le doublon RNCS réalisé par l’INPI avait été supprimé en 2009, officiellement pour une question de rationalisation et de préparation de l’e-administration en matière de formalités des entreprises [3].

Mais nous sommes :

  • dans une ambiance très favorable à l’open data [4], autrement dit la possibilité de réutiliser librement et gratuitement les données publiques. L’exposé des motifs du projet de loi Macron le dit ouvertement : « La réforme permet de confier à l’INPI, en lien avec le projet de bases de données ouvertes promu par le Gouvernement, la mission d’assurer la diffusion gratuite des données retraitées informatiquement contenues dans le RNCS à des fins de réutilisation, notamment par les entreprises spécialisées dans la valorisation d’informations économiques. »
  • dans un contexte de demande de transparence accrue de l’opinion
  • et de remise en cause des monopoles professionnels, "à la" rapport Attali de 2008. Rapport qui remettait justement en cause l’existence même de la profession libérale de greffier de commerce. Or M. Macron était un des rapporteurs de la commission Attali ...

Le projet de loi Macron (dossier parlementaire), adopté en 1ère lecture par l’Assemblée nationale, veut mettre en accès libre et gratuit des données du RNCS, comprenant notamment le fameux K-bis : les greffes de commerce transmettraient une copie à l’INPI.

Extrait de l’exposé des motifs du projet de loi Macron :
« L’article 19 vise à permettre l’ouverture et le partage gratuit des données du RNCS. L’objectif est d’améliorer la diffusion et la réutilisation des informations légales d’entreprises contenues dans le registre national du commerce et des sociétés (RNCS). Centralisé par l’Institut national de la propriété intellectuelle (INPI), ce registre est constitué à partir des données d’entreprises collectées lors de dépôts d’actes. [...] La réforme permet de confier à l’INPI, en lien avec le projet de bases de données ouvertes promu par le Gouvernement, la mission d’assurer la diffusion gratuite des données retraitées informatiquement contenues dans le RNCS à des fins de réutilisation, notamment par les entreprises spécialisées dans la valorisation d’informations économiques. »

A l’Assemblée nationale, des parlementaires tentent d’enrayer l’idée du Gouvernement par des amendements de suppression de l’article 19.

« Mais finalement, changement de programme : avant même que ces amendements de suppression n’aient été examinés par la commission spéciale chargée de se pencher sur le projet de loi Macron, le gouvernement a déposé un amendement visant à graver le dispositif directement dans le marbre » [5]. Cet amendement a été adopté.

« Il est ainsi question de modifier l’article L 123-6 du Code de commerce, et ce afin d’obliger les greffiers à transmettre "à l’Institut national de la propriété intellectuelle (sic), par voie électronique et sans frais, un document valant original des inscriptions effectuées au greffe et des actes et pièces" déposés au titre du RNCS. Ces professionnels du droit seront également tenus de transmettre "les résultats des retraitements des informations contenues dans les inscriptions, actes et pièces mentionnés [précédemment], dans un format informatique ouvert de nature à favoriser leur interopérabilité et leur réutilisation". Dans un second temps, ce sont les missions de l’INPI qui sont modifiées, puisque l’établissement public aura pour rôle avec cet amendement d’assurer "la diffusion et la mise à disposition gratuite du public, à des fins de réutilisation, des informations techniques, commerciales et financières qui sont contenues dans le registre national du commerce et des sociétés". Si le texte prévoit que les modalités de mise en oeuvre de ce dispositif seront fixées ultérieurement par décret, sa rédaction actuelle ne laisse guère d’ambiguïté sur leur future mise en Open Data. »

Mais l’INPI pourra-t-il faire cela, se demande Jean sur la liste Juriconnexion ? Il fait l’objet des attentions de la Cour des Comptes : « Les caisses de l’Etat ne sont pas bien remplies, mais celles de l’Institut national de la propriété industrielle débordent. La Cour des comptes recommande donc au premier de piocher dans celles du second. » [6] Si l’INPI doit diffuser gratuitement les fonds du RNCS, ne faudra-t-il pas attendre un peu avant de piocher ?

Et puis l’emploi de 1800 salariés à travers le France est indirectement en jeu [7] puisque selon une estimation approximative, les greffes de commerce feraient 70% de leur chiffre d’affaires grâce à Infogreffe. En effet, il est bien question ici de confier à l’INPI la diffusion gratuite de la totalité des données collectées par les greffes de commerce. Et donc — si je comprend bien ... — certains documents en texte intégral (K-bis) Mais les statuts de société et autres sont-ils concernés ? [8]

Je me pose également une question : le Gouvernement peut-il mettre la main sur la propriété immatérielle — je parle bien de la base : les investissements dedans et sa structure — des greffes de commerce sans les indemniser ? Probablement pas, ce serait donc une base INPI qui diffuserait. Je gage que la base Infogreffe aurait alors pas mal d’avantages sur sa concurrente malgré la gratuité de la seconde.

Enfin, du temps d’Euridile, les juristes et les banquiers avaient une nette préférence — non exclusive certes — pour Infogreffe.

Rien n’est joué, donc.


Drive, GMail, etc. : les problèmes d’utilisabilité du cloud Google

Samedi 7 février 2015

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Cet article est le deuxième d’une série de trois sur les solutions de Cloud. Les deux autres :

J’ai dû choisir une solution de cloud et de communication pour un groupe de travail d’une quinzaine de personnes [9].

Nous avons retenu finalement la solution Google : Google Drive + la suite bureautique Docs, Sheets et Slides + Gmail + Google Groups.

A cette occasion, nous avons repéré des problèmes d’utilisabilité (en anglais : "usability" ou UX [10]) qui, s’ils ne nous ont pas dissuadés de d’utiliser cette solution, ont un peu refroidi mon enthousiame initial. Or la plupart ne ne sont jamais signalés.

Ce billet ne vise pas à démolir la réputation d’ergonomie des produits de la firme de Mountain View. Mais à la nuancer. Ce sont des produits qui tiennent la charge, qui ne sont quasiment jamais en panne, aux bugs ultra-rares et mineurs. Ils sont *très* utilisés et dans le monde entier. Mais on peut les améliorer. Et c’est bien ce que Google tâche de faire. En voici une preuve très récente : Google Drive Just Got a Whole Lot Better (Time 17 déc. 2014).

Pour résumer :

  • les produits cloud de Google, s’ils sont liés entre eux, se consultent pour la plupart séparément. Ils ne sont pas toujours assez intégrés sur les plans visuel (repérer comment passer d’un produit à l’autre) et ergonomique, surtout pour les débutants [11]
  • la version gratuite de Drive ne comporte ni outil pour empêcher les suppressions intempestives de fichier ou dossier ni sauvegarde pour les restaurer une fois la gaffe faite.

Voici en détail les principaux soucis que les utilisateurs de mon groupe de travail ont rencontré :

- Il est difficile pour un non habitué de repérer le symbole des neuf petits carrés en haut à droite et de comprendre que si on clique dessus, on pourra passer d’une application (logiciel) à une (un) autre.

- Passer d’un compte Google à un autre [12] sans se déconnecter du premier ni tout ressaisir est possible. Mais ce n’est pas du tout évident/"self explanatory" au départ. Beaucoup vont se déconnecter-reconnecter en série, mélanger les mots de passe ... Et même une fois la manip’ maîtrisée, il est possible d’ouvrir deux GMails mais pas deux Drives en même temps.

- Hors version payante de Drive, les utilisateurs d’un dossier partagé peuvent par défaut tous créer, modifier, déplacer ou supprimer un document. Avec les risques de perte de fichiers que cela comporte ...
En termes informatiques : ils ont tous les mêmes droits, et ce sont ceux d’un administrateur. Pour modifier cela, il faut après le partage revenir sur le fichier ou le dossier et le passer en lecture seule. On n’y pense guère. Sur cet aspect, il faut bien reconnaître que la version gratuite de Drive est "limite"

- Si vous mettez à jour votre Drive depuis plus d’une seule machine (par exemple, un ordinateur fixe et un ordinateur portable), vous risquez de rencontrer des problèmes de synchronisation. Ils se règlent en resynchronisant mais quand on ne connaît pas le truc, c’est assez gênant.

- Si vous gérez le partage des documents d’un groupe, la limite des 15 Go gratuits est vite atteinte. Or le disque dur d’un ordinateur personnel de base acheté en 2014 fait 500 Go dont Windows, une fois installé, laisse libre 400. Donc pour un groupe de 15 personnes en utilisation professionnelle, 15 Go peuvent vite être juste ... Certes, on peut relier les espaces de stockage individuels de 15 Go chacun :

  • soit indirectement (ordinateurs en dessous de Windows 7). Procédure à suivre et à répéter à chaque fois ... :
    1. se connecter à son compte Google
    2. cliquer sur les 9 petits carrés
    3. choisir Drive
    4. dans la colonne de gauche cliquer sur "Partagés avec moi"
    5. cliquer sur le dossier partagé
    6. on y "rentre"
  • soit "directement" (ordinateurs à partir de Windows 7 ; Mac OS non testé). En fait, le caractère direct est virtuel : pour les utilisateurs, c’est transparent une fois mis en place. Procédure à suivre :
    1. se connecter à son compte Google
    2. cliquer sur les 9 petits carrés en haut à droite
    3. choisir Drive
    4. dans la colonne de gauche cliquer sur "Reçus"
    5. cliquer sur le dossier partagé
    6. il s’ajoute à droite
    7. passer la souris dessus
    8. trois petits points à droite intitulés "Autres actions" s’affichent
    9. choisir Ajouter à mon Drive
    10. on voit alors ce dossier comme s’il faisait partie de son Drive personnel et il n’est plus besoin passer par "Reçus" à chaque fois.

Mais la procédure là encore n’est pas évidente, elle nécessite une formation et elle n’est même pas décrite dans l’aide de Google.
Surtout, partager en chaîne entraîne des risques de sécurité accrus (voir supra Dropbox).

- Télécharger un fichier joint depuis un mail GMail et le ranger dans un dossier partagé Google Drive est une opération simple sur le plan des actions à faire (quelques clics). Pour autant, elle n’est pas évidente pour ceux qui n’ont jamais utilisé Drive — et GMail a fortiori.
La difficulté principale consiste à comprendre ce que signifie le petit triangle blanc sur fond noir en bas de l’e-mail. Puis, une fois ceci repéré et compris, il faut aller un cran plus loin dans la compréhension, autrement dit comprendre que ce n’est pas à un téléchargement classique sur son ordinateur que l’on procède.

- La présentation des mails par fil de discussion dans GMail — inhabituelle — en déroute plus d’un. Encore un besoin de formation.

- Enfin, problème non encore rencontré par le groupe mais qui pourrait ne pas tarder : dans les 15 Go offerts par Google, il y a l’espace pris par vos mails, photos (de plus de 2048 x 2048) et vidéos de plus de 15 mn. Etant donné qu’une seule photo prend classiquement plusieurs Mo d’espace ...


Facilité d’utilisation, sécurité, cryptage des données, suite complète ...

Mettre ses fichiers ou ceux d’un groupe dans le cloud : quelle application choisir ?

Google Drive, OneDrive, Dropbox. Mais aussi les outsiders : Box, Mega, SpiderOak, TeamDrive, Tresorit ...

Samedi 7 février 2015

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Cet article est le premier d’une série de trois sur les solutions de Cloud. Les deux suivants :

J’ai dû récemment choisir la solution de cloud et de travail en ligne à retenir pour un groupe de 15 personnes devant travailler activement ensemble. Il ne s’agissait donc pas seulement de passer en revue les solutions de stockage en ligne mais aussi celles de partage de fichiers et de communication.

La sélection

Ne vous faisons pas languir. Voici les solutions que l’on peut recommander quand on privilégie l’aspect travail en groupe, la gratuité, la richesse des fonctionnalités et le côté pratique — pour les arguments détaillés, voir infra :

  • Google Drive pour la richesse des outils associés (GMail, Google Groups et la suite bureautique de Google) et pour le prix si on passe en version payante. C’a été notre choix
  • Dropbox pour la facilité d’utilisation
  • SpiderOak, Wuala, TeamDrive et tresorit pour la sécurité des données
  • Box pour les fonctions dédiées aux professionnels
  • OneDrive de Microsoft (ex-SkyDrive), uniquement si on possède déjà la suite Office sur son PC et qu’on est un aficionado MS
  • Mega principalement sur le critère du volume de stockage gratuit.

Les arguments

Pour m’aider, j’ai commencé par lire la presse et autres ressources Internet, plus ou moins bien référencées par ... Google (voir la webliographie en fin d’article).

Puis avec l’aide d’un informaticien de SSII — pas plus spécialiste du sujet au départ que votre serviteur — je me suis lancé dans des tests. Nous sommes ainsi devenus des (presque) spécialistes du sujet !

Pour résumer ces articles et leurs commentaires y compris :

  • Dropbox est le plus facile à installer et à utiliser, le plus intuitif. De plus, il garde les anciennes versions de vos documents et permet aussi de récupérer ceux supprimés (comme la Corbeille de Windows).
    Mais il est moins adapté à un fonctionnement collaboratif
  • Google et OneDrive (Microsoft) sont bien plus complets que Dropbox (et autres concurrents). Pour reprendre la formule de l’article du JDN : « Google et Microsoft ont placé la bureautique et le collaboratif autour du document au centre de leur stratégie, ce n’est pas le cas de Dropbox, un pure player du stockage cloud »
  • A cet égard, la solution de Google offre une suite longue comme le bras de produits, qui plus est gratuits tant qu’on reste en dessous de 15 Go de stockage : messagerie (GMail), liste de diffusion/groupe de discussion (Google Groups), stockage de fichiers en ligne avec possibilité de partage (Google Drive), suite bureautique — avec Google Docs (traitement de texte), Google Sheets (tableur) et Google Slides (présentations, compatibles avec Powerpoint) — mais aussi Agenda, blog (Blogger), photos (Picasa), cartes (Google Maps), réseau social (G+, justement) ...
    Sans oublier que que Drive est en général considéré comme « médaille d’or de la vitesse de transfert [upload] de fichier ».
    Et que l’on peut modifier un document à plusieurs en même temps dans la suite bureautique de Google, mais pas dans Dropbox par exemple
  • OneDrive est recommandé pour les aficionados de Microsoft et ceux qui possèdent déjà la suite bureautique Office sur leur ordinateur. Toutefois, les commentaires mettent en cause sa vitesse de synchronisation sur les divers appareils et sa gestion des noms de fichiers longs ou comportant des espaces. Sur certains aspects fonctionnels et si on considère les offres payantes, l’offre OneDrive Pro de Microsoft est plus évoluée que celle de Google
  • Les outsiders vraiment intéressants :
    • non sécurisés de bout en bout :
      • Box : 10 Go gratuits, très orienté besoins professionnels et travail collaboratif (possibilité de publier des commentaires et attribuer des tâches sur les fichiers). Appli mobiles iOS et Android disponibles
      • Copy : aussi simple que Dropbox, en légèrement mieux mais quelques bugs [13]. Appli Android et iOS
      • Bitcasa : 20 Go gratuits, très cité et apprécié par les particuliers outre Manche même si les journalistes et évaluateurs professionnels ne l’apprécient pas autant. Apps iPhone ou iPad et Android
    • sécurisés de bout en bout :

Tresorit : bientôt une interface pur web selon le service support

Sécurité : chiffrement, mot de passe ... Déterminante ?

Comme l’explique le site de l’éditeur Techniques de l’Ingénieur, « les données stockées sur Google Drive et OneDrive sont chiffrées lors de leur transfert vers les serveurs. Mais une fois dans le Cloud, ces données sont stockées en clair — sauf pour la version professionnelle de OneDrive. Dropbox, Box [et Mega] chiffrent les données stockées, mais détiennent les clés de chiffrement, ce qui leur permet d’accéder aux données des utilisateurs, même chiffrées. » [17]

Seuls SpiderOak, TeamDrive, Wuala et Tresorit, donc, pratiquent le "zero-knowledge data storage" : la clé de chiffrement, le mot de passe n’est pas stocké sur leurs serveurs, ils ne le connaissent pas, celui-ci ne peut donc a priori pas être compromis par des pressions des services des Etats [18] ou par une faille de sécurité de leur côté. La seule chose qui peut empêcher de leur faire confiance les yeux fermés est que le code de leur application n’est pas open source, donc non vérifiable.

Bon, une fois cela dit, le problème de la sécurité, pour diminué qu’il est, demeure : quid de l’ordinateur mal sécurisé et donc hacké ou de l’utilisateur qui utilise un mot de passe faible [19] ?

Et la valeur d’une solution de cloud aux yeux du grand public et des utilisateurs professionnels ne dépend pas que de son degré de sécurité. Loin de là : le critère de choix principal semble être l’ergonomie — on l’a bien vu plus haut — et son écosystème (applications, communauté, développeurs) [20]. C’est dans ce dernier domaine
plus qu’ailleurs, que Google et Microsoft marquent des points.

Les raisons du choix de Google Drive

Pour ce groupe de travail, nous avons donc choisi Google Drive + GMail + Google Groups + sa suite bureautique (Docs, Sheets).

Malgré certaines limites ergonomiques — décrites dans le deuxième article de la série [21] — et son manque relatif de confidentialité, la solution Google a été retenue parce que :

  • "mainstream". Donc une solution établie, ne risquant pas de capoter en cours d’utilisation, et comportant une très importante communauté d’utilisateurs, donc de personnes susceptibles de nous dépanner dans les forums
  • complète  : tout en un ou presque
  • Drive permet le partage de dossiers
  • et mon "collègue" m’a fait remarquer les nombreux problèmes de sécurité de Dropbox (voir Clouds : le diable est dans les détails).

Mais la difficulté au début de nos utilisateurs non informaticiens ni "geeks" à se débrouiller seuls a bien failli nous ramener à Dropbox ... Il leur a fallu 20 mn de formation, un bon mois de pratique et pas mal de conseils par oral pour être tous rodés.

Enfin, si nous avions eu de gros risques de sécurité, nous aurions envisagé Box (version payante), SpiderOak ou Wuala. Cela dit, le code de Wuala, SpiderOak ou TeamDrive n’est pas open source et ne peut donc pas être vérifié. Idem pour Box.

Après les tests et le choix de notre solution, il s’est avéré que parmi les ressources consultées (voir webliographie infra), le tutoriel de Sciences Po a été réellement le plus pragmatique (mais pas tout à fait à jour). En effet, il est le seul à aborder concrètement les possibilités de partage des dossiers entre plusieurs utilisateurs. Le "truc" le plus important qu’il explique est l’utilisation de l’adresse mail d’un Google Group pour partager d’un coup un dossier avec un (gros) ensemble d’utilisateurs Google. L’avantage de partager avec un Google Group est qu’il suffit à l’administrateur du Google Group d’ajouter ou supprimer une adresse GMail pour donner ou interrompre l’accès aux dossiers partagés.

Quelques conseils

- Ne pensez pas que "gratuit", pensez aussi "besoins". Listez vos besoins, notamment sur le partage des fichiers et les solutions de communication au sein du groupe.

- Renseignez vous sur les solutions envisagées. La littérature Internet peut s’avérer suffisante, à condition de mener une recherche approfondie et de beaucoup lire. Quelques discussions en ligne (par mail ou sur un forum) ou IRL [22] vous aideront souvent à trancher à condition de détailler votre question.

- Testez la solution que vous pensez retenir *avant* de travailler dessus. Au moins pendant deux semaines et sur toutes ses fonctionnalités. Surtout si c’est pour un travail en groupe, car dans ce cas vous aurez énormément de mal à revenir en arrière.

- Quelque soit la solution choisie, formez-vous et formez vos utilisateurs. Ce qui peut vous sembler évident semblera invisible ou très compliqué à quelqu’un d’autre. Exemple avec les applications de Google : Drive, GMail ... [23]

Solutions non prises en compte

Note importante : j’ai choisi de ne pas prendre en compte les services suivants :

  • iCloud (ex-mobile.me), exclu tout simplement parce qu’il n’est accessible qu’aux détenteurs d’un matériel Apple (iPhone, iPad, Mac) et que c’est une application de cloud incomplète. Comme le dit un commentaire : « Le but d’Apple est de permettre l’échange de fichiers entre applications iOS ou ordinateurs, pas de vraiment de remplacer ou concurrencer Dropbox » [28]. Pour finir, comme Dropbox hélas, il est la cible d’attaques répétées [29]
  • Amazon Cloud Drive, exclu car incomplet lui aussi. Il ne propose que deux solutions de cloud : une pour les documents et photos et une réservée aux fichiers MP3 des clients d’Amazon. Mais dans le stockage pur, c’est un acteur à considérer. Ceci dit, au vu de certains signes [30], cette situation pourrait bien évoluer à l’avenir.

Webliographie

Pour d’autres solutions de stockage dans le cloud, voyez :